Обзор подготовлен
Анжелика Сидорова:
Мы двигаемся в авангарде автоматизации HR
На вопросы CNews отвечают специалисты компании "Газпром нефть": Анжелика Сидорова, руководитель направления автоматизации департамента по работе с персоналом, Сергей Дьяков, руководитель проектов, Тимур Бородулин, руководитель SAP проектов.
CNews: Что стимулирует компанию к старту проекта по автоматизации работы HR? В частности, каковы основные драйверы таких инициатив в нефтегазе?
Анжелика Сидорова: «Газпром нефть» - одна из ведущих компаний в нефтегазовой отрасли России. Наша Компания активно развивается и растет, что в свою очередь требует особых инструментов в области работы с персоналом, ведь это основной актив любой современной компании. Все наши проекты ориентированы на лучший мировой опыт в области автоматизации HR-направления.
Тимур Бородулин
Тимур Бородулин: Этот проект, а точнее говоря – программу проектов, можно назвать мечтой любого директора по ИТ, от которых в наше время требуется не просто заниматься автоматизацией существующих бизнес процессов, но и выступать драйверами организационных изменений в компании, выступать партнером бизнес направлений в решении задач по оптимизации деятельности и повышении эффективности. В данном случае продуктивное взаимодействие департамента по персоналу и департамента по ИТ позволило в полной мере реализовать те преимущества, которые дает объединение усилий методологов и ИТ- специалистов.
CNews: Какие основные выгоды получает компания от внедрения HRM-системы и каким способом их можно измерить? В частности, как вы оцениваете эффекты для себя?
Анжелика Сидорова: HR- система приносит компании значительные выгоды. Мы получили мощный инструмент для контроля данных по персоналу и отслеживания их безопасности. Это особенно важно, потому что необходимо учитывать требования закона о защите персональных данных сотрудников, что очень актуально для всех российских компаний. Мы имеем огромную базу, содержащую необходимые данные для бюджетирования расходов на содержание персонала, осуществления контроля расчетов, формирования корпоративной и внешней отчетности, построения сложной аналитики. Ручной труд не способен обеспечить выполнение этих задач в компании таких масштабов как «Газпром нефть». Только благодаря автоматизации HR-процессов корпоративный центр имеет возможность четко контролировать все необходимые показатели управления персоналом в дочерних обществах, не говоря уже об ускорении и упрощении многих операций и других преимуществах от использования информационной системы.
CNews: С какими сложностями вы столкнулись при внедрении HRM-системы?
Тимур Бородулин: Проект начался в ситуации, когда все предприятия Газпром нефть – на тот момент их было порядка 80 – имели совершенно разные ИТ-решения, построенные под локальные требования и не интегрированные друг с другом. В связи с этим в первую очередь было принято решение о создании корпоративного шаблона в области методологии, благодаря которому в дальнейшем все предприятия компании смогут жить по одним бизнес процессам, использовать единые справочники и форматы документов. Ведь только на основе выстроенной и унифицированной методологии возможно построение единого ИТ-решения.
CNews: Расскажите подробнее про корпоративный шаблон HR процессов, который был разработан?
Сергей Дьяков
Сергей Дьяков: Шаблон процессов HR – это несколько документов, которые объединены в единый пакет. Шаблон включает в себя вербальное и схематичное описания бизнес-процессов, каталог единых корпоративных выходных и печатных форм (приказов, аналитическую отчетность, каталог видов начислений и удержаний и т.д.).
Структура шаблона трехуровневая. Первый уровень обязателен для соблюдения всеми дочерними компаниями, включает описание базовых процессов. Второй уровень включает в себя специфику различных направлений деятельности компании, например, специфику блока разведки и добычи (далее - БРД) или специфику блока логистики, переработки и сбыта (БЛПС). Специфика, характерная для конкретного блока, вызвана конкретными бизнес требованиями. Третий уровень шаблона включает локальную специфику конкретной дочерней компании. Например, внутри БЛПС есть предприятие, занимающееся заправками топливом судов в портах. Особенности по учету, администрированию положенных гарантий и компенсаций плавсостава характерны и применимы только для данной дочерней компании и относятся к третьему уровню. Одно из основных правил - Шаблон служит методологической основой для тиражирования корпоративных решений в информационных системах дочерних компаний.
CNews: Как долго разрабатывался этот шаблон? В чем его основанное отличие от известных вам отраслевых практик?
Анжелика Сидорова: Корпоративный шаблон разрабатывался в течение второго полугодия 2009 года. Документ получился объемный, но «живой». Нами был реализован инструмент для его обновления и развития: комиссия методологической поддержки пользователей, совещания которой проходят примерно раз в полтора-два месяца. Иногда мы собираем комиссию чаще, связано это с тиражированием корпоративного шаблона в ДЗО. В состав методологической комиссии, входят ключевые специалисты в областях учета и расчета заработной платы, кадрового администрирования, юридического сопровождения, представители финансовых департаментов и ДИТАТ. Решения принимаются коллегиально, что позволяет проводить всестороннюю оценку вопросов пользователей системы и выбирать тщательно взвешенные совместные решения. После принятия решения отражаются в методологическом документе - корпоративном шаблоне и потом реализуются в информационной системе SAP-HR или 1-С.
Сергей Дьяков: После того как в рамках пилотного внедрения в нескольких дочерних компаниях и в Корпоративном Центре были установлены системы SAP и 1С, сформированный Шаблон процессов был утвержден руководством компании. С этого момента началась процедура поддержки его в актуальном состоянии, в связи с изменениями внутренних политик компании и законодательства. Данная процедура выполняется и сейчас в рамках проектов тиражирования решений SAP и 1С на прочих дочерних компаниях. Уникальность нашего шаблона процессов HR заключается в том, что он является единым для двух совершенно отличающихся платформ - SAP и 1С. Таким образом, методология для двух данных решений в информационных системах стала единой. Отличие нашего проекта состоит в том, что нам удалось не только создать шаблон, но и сразу выстроить систему его развития и поддержки. Таким образом, мы можем с уверенностью утверждать, что наш проект может служить примером для рынка в связи с отсутствием разрыва между ИТ-решением и методологией, что зачастую является достаточно серьезной проблемой во многих проектах не только в сфере HR, но и в принципе для бизнес-систем.
CNews: Как бы вы описали этапы внедрения HRM системы?
Анжелика Сидорова: Мы выбрали метод развития и тиражирования систем, который позволяет реализовать все наши потребности. Схематично его можно описать как волны.
Первая волна автоматизации – тиражирование, она обеспечивает основные потребности в управлении персоналом - кадровое администрирование, расчет заработной платы и организационный менеджмент.
Вторая волна - это дополнительное развитие наших систем, внедрение новых направлений, к примеру, таких, как сервисы самообслуживания для сотрудников (ESS) или рекрутинг. Новые функциональности мы сначала «обкатываем» на корпоративном центре и затем тиражируем в ДЗО.
План автоматизации разработан нами на перспективу до 2020 года, но каждый год мы вносим в него корректировки, которые продиктованы потребностями развития нашей компании. Планирование, которое ведется на длительную перспективу, учитывает особенности блоков и локальных ДЗО.
Тимур Бородулин: К настоящему времени нами сделан очень большой скачок, к 2011 году покрытие шаблонными решениями большинства ДЗО уже проведено. Этот и следующий год будут завершающими этапами, что позволит нам в дальнейшем развивать дополнительные функциональности в остальных ДЗО.
По планам в 2013 году мы завершаем покрытие корпоративным шаблоном всех предприятий компании, и уже сейчас начинается вторая волна проектов, связанных с развитием шаблона и переходом к дополнительной функциональности.
Например, сейчас у нас уже находятся в эксплуатации проекты по рекрутингу, компетенциям, сервисам самообслуживания персонала, идет проект по автоматизации отпусков. Есть несколько проектов, которые являются уникальными, например, проект по автоматизации анализа рынка труда и пересмотра заработных плат. Также есть очень интересный проект по бюджетированию и корпоративной отчетности, которым уже заинтересовались другие компании, и мы даже успели поделиться полученным опытом. Возьму на себя смелость утверждать, что мы двигаемся в авангарде автоматизации процессов HR в России.
CNews: Можно ли разделить для разных блоков - какие задачи более приоритетны?
Анжелика Сидорова: С этого года у нас меняется концепция управления мобильным персоналом. В данный момент проходит пересмотр политики в этом отношении, и новое методологическое решение будет проецироваться на ИТ-системы.
Особенности нашего корпоративного центра можно отследить по проекту, который внедрялся в прошлом году, а сейчас уже работает на полную мощность. Это проект «ESS Командировки», который уникален с нескольких точек зрения. Процесс управления командировками частично автоматизирован уже во многих компаниях. Но у нас в системе реализовано максимальное количество функций: командируемый сотрудник самостоятельно, либо с помощью референта, формирует заявку на бронирование, в которой фиксирует все требуемые услуги транспорта и проживания, согласует цель командировки, делает запрос по выплате аванса. Заявка на бронирование автоматически поступает в городской центр бронирования и туризма, согласованная цель командировки и запрос по авансу поступают в бухгалтерию. Отслеживается лимит, положенный сотруднику на командировочные расходы. Настроена система оповещений: сотрудник в каждый момент времени имеет информацию, на какой стадии согласования находится его заявка, выплачен ли аванс, сформирована ли документация по командировке. По возвращению из командировки сотрудник автоматически формирует авансовый отчет по командировке, на основании введенных первичных документов. Система создает и хранит всю информацию о том, какие командировки у сотрудника были, когда и в какое время производились расчеты, отчеты о расходах сотрудника и т.д.
Сейчас в «Газпром нефти» идет еще один уникальный проект - это переезд нашей компании из Москвы в Санкт-Петербург. Собственно, проект называется по одноименному поезду «Сапсан», который обслуживает этот маршрут. В связи с этим ведется отдельный проект «Сапсан автоматизация», который позволяет с помощью системы вести учет и расчеты с персоналом по переезду. Это мотивация и планирование самого переезда. Для компании было критично не потерять ценных сотрудников и сохранить максимальный кадровый потенциал, что достигается, в том числе средствами автоматизации. Все, что мы придумываем в плане переезда, отражается в ИТ-системах, причем очень быстро.
CNews: На какое время рассчитан переезд?
Анжелика Сидорова: Примерно на год. Он начался в феврале этого года с тщательного планирования, в том числе и сопутствующих мероприятий. А сам переезд сотрудников начинается уже в конце октября.
CNews: Вы упомянули систему командировок - это система самообслуживания?
Анжелика Сидорова: Да, это система самообслуживания, причем она довольно развита в компании.
С помощью модуля SAP ESS у нас также решена проблема с расчетными листками для сотрудников. В системе можно просмотреть свои расчеты за определенный месяц и историю за весь период работы; можно сделать запросы в бухгалтерию, в кадры, например, справки для предоставления в банк. Организация предоставления справочной документации в других компаниях занимает много времени у сотрудников, занимающихся расчетом с персоналом. Справки « 2-НДФЛ» или справки для предоставления в жилищные органы, банки в нашей Компании можно заказать через систему. Через систему ESS можно также получить обратную связь и узнать, на какой стадии находится подготовка документов для сотрудника, внести корректировки в личные данные, предоставить в кадровое управление копии документов, отследить свое рабочее время.
С сентября перешли в промышленную эксплуатацию еще два проекта - по компетенциям и рекрутингу. Теперь через модуль ESS можно создать заявку на подбор персонала. Этот сервис предназначен больше для руководителей, хотя также помогает и сотруднику участвовать в конкурсе на вакантную должность. Также модуль ESS решает определенные задачи по наполнению профилей должностей компетенциями.
CNews: Такое большое количество проектов реализовано вашими силами или с привлечением сторонних организаций?
Тимур Бородулин: «Газпром нефть» следует современным тенденциям оптимизации деятельности и в 2008 году вывела ИТ-специалистов в аутсорсинговое предприятие - ИТСК, которое оказывает полный спектр ИТ-услуг в том числе и по автоматизации. Для реализации проектов, как правило, создается смешанная команда из специалистов ИТСК и выбираемых на основе тендеров носителей лучших практик с рынка.
Мы проводили тендер, многократно встречались с несколькими компаниями и очень тщательно выбирали партнера. В итоге для реализации HR проектов мы остановились на компании «Эвола», которая на тот момент имела интересный опыт по внедрению решений именно в сфере HR. Это давало определенную гарантию получения лучших практик, существующих на данный момент на рынке. С тех пор данная конфигурация продолжает сохраняться, то есть проект ведется объединенными усилиями компаний «Эвола» и ИТСК, которая в дальнейшем принимает решения на поддержку и сопровождение.
Анжелика Сидорова: Тендерная процедура для нашей компании является обязательной -. На большинство проектов тендер выигрывала компания «Эвола». Это молодая и амбициозная компания, руководство которой проводит политику привлечения молодых и талантливых специалистов и придает особое значение использованию самых новых технологий.
К примеру, при проведении тендера, мы столкнулись с проблемой выбора партнера, способного реализовать проект по анализу рынка труда и пересмотру заработной платы. Именно «Эвола» предложила нам специалистов, у которых есть подобный опыт. Мы рискнули быть первыми на рынке и с точки зрения реализации ИТ-решения, и с точки зрения решения организационных и методологических вопросов.
CNews: Каковы ваши дальнейшие планы развития этой системы?
Анжелика Сидорова: Как было сказано выше, у нас есть видение автоматизации в нашей Компании на перспективу. Соответственно, у нас есть определенные ориентиры развития, и каждый год мы уточняем планы и формируем детальную программу автоматизации на планируемый год.
В следующем году мы хотим развивать такие направления в HR, как долгосрочная проектная мотивация, а также закончить наш проект по анализу рынка труда и пересмотру заработной платы.
Есть потребности в дальнейшем развитии направления бюджетирования в системе, развития системы обучения сотрудников.
Есть планы по тиражированию нового функционала, действующего в настоящее время только в КЦ ГПН на дочерние компании блоков. В частности, в следующем году планируется тиражирование фыункционала на Омский НПЗ и «Газпромнефть-Смазочные материалы». В этих компаниях требуется обновить версию SAP-HR и мы планируем внедрение на этих площадках расширенного функционала.
Тимур Бородулин: В рамках проекта по реализации отпусков, мы в очередной раз решились на эксперимент с использованием нового решения SAP NetWeaver BPM. Мы видим определенную перспективу в использовании этого ИТ инструмента не только для решения одной конкретной задачи, но и в целом для компании, с точки зрения связки бизнес-процессов между различными системами, вопросов структурирования, прохождения определенных документов по инстанциям нашей внутренней структуры и так далее. Таким образом, это тоже очень интересная задача на перспективу, поскольку вопросы повышения эффективности всегда находятся в фокусе внимания руководства нашей компании.
Занимаясь уже более 3 лет построением корпоративной системы управления персоналом, мы отслеживаем тенденции как в развитии HR отрасли, так и интересные решения по автоматизации и надеемся двигаться вперед, не снижая набранного темпа и достигая новых вершин. Мы всегда готовы поделится своим опытом с коллегами, поскольку это позволяет взглянуть на созданную систему со стороны и увидеть возможности, которые позволят увеличить отдачу от ИТ-системы.
CNews: Спасибо.
