Кадровые системы интегрируют мобильных сотрудников

Плодотворная деятельность современного предприятия немыслима без автоматизации управления всеми категориями человеческих ресурсов. Дополнительную сложность для корпоративных HRM-систем создает растущее число мобильных сотрудников.

Бурное развитие бизнеса и революционные изменения, произошедшие на рынке ИТ в последние 10-15 лет, сформировали огромный пласт работников, не привязанных к конкретному служебному месту. По данным IDC, к концу 2010 г. число таких работников превысило 1 млрд, а уже к 2013 г. их будет порядка 1,2 млрд, то есть каждый третий сотрудник в мире может быть отнесён к категории мобильных. Самые популярные категории мобильных работников – это курьеры, экспедиторы, торговые представители, мерчандайзеры, страховые агенты. Регулярная мобильность в XXI веке присуща многим менеджерам, дизайнерам, журналистам и т.д.

На первый взгляд, принципиальных отличий в автоматизации труда мобильных сотрудников от управления их «стационарных» коллег практически нет  - они являются участниками одной команды,  решая общие бизнес-задачи. Однако, чем глубже мы погружаемся в специфику HRM, тем этих отличий становится больше. Но прежде чем заниматься автоматизацией, компании следует тщательно проработать стратегию.

Принципы корпоративной мобильности

Из принципов, на которых должна базироваться корпоративная стратегия для мобильных сотрудников, партнёр компании MOLGA Consulting Андрей Бычков выделяет несколько наиболее важных.

Во-первых, это обеспечение информационной безопасности. Современным мобильным решениям для организации доступа к корпоративной информации бывает достаточно смартфона, который очень легко теряется. Поэтому при разработке и реализации стратегии необходимо учитывать и минимизировать возможность утечки данных в случае утери мобильного устройства.

Во-вторых, использование времени с максимальной эффективностью. Мобильные категории сотрудников должны иметь возможность выполнять максимальное количество своих функций, находясь вне офиса. Начиная от использования корпоративной почты/календаря и формирования заявок на командировки/отпуск, заканчивая возможностью дистанционного обучения. Это позволит повысить эффективность рабочего времени без необходимости возвращения в офис.

В-третьих, мобильность как способ сокращения издержек. Многие профессии сегодня позволяют работать в мобильном/удалённом режиме. Однако не многие компании готовы к тому, чтобы дать своим сотрудникам возможность работы в таком режиме.

В-четвертых, соблюдение баланса рабочего времени и личной жизни. Мобильность - палка о двух концах. С одной стороны позволяет более эффективно выполнять свои функции, с другой стороны может превратить жизнь в сплошную работу, особенно это касается сотрудников, занимающих руководящие должности.

HRM на вахте

Не находящиеся постоянно в офисе сотрудники - это дополнительные сложности для операторов корпоративной HRM-системы.  Ольга Леонова, руководитель отдела автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты бизнес-направления 1С компании «Микротест», отмечает, что мобильные  сотрудники – это, прежде всего, группы персонала с различными сложными видами плановых графиков рабочего времени. Надо принимать во внимание необходимость учета отработанного времени, которое не всегда совпадает с плановыми графиками.  Кроме того, cуществует множество видов рабочего времени для сотрудников вне офиса (работа на вахте, отдых на вахте, междувахтовый отдых, ремонт, техобслуживание и проч.). Все эти виды времени необходимо по-разному оплачивать, они по-разному участвуют в корпоративной и аналитической отчетности.

Также достаточно сложны расчеты зарплаты из-за  частой необходимости перерасчетов прошлых периодов, обращает внимание Ольга Леонова. Мобильные сотрудники не всегда могут вовремя предоставить в администрацию документы, являющиеся основанием для расчетов.

Основные опасения работодателей по управлению деятельностью мобильными сотрудниками

Источник: Microsoft, 2010

С точки зрения ИТ, по мнению Андрея Бычкова, существуют следующие основные сложности управления мобильными кадрами. Это, во-первых, обеспечение информационной безопасности. Во-вторых,  выбор платформы: несмотря на то, что iOS считается доминирующей на рынке, у неё достаточно серьёзных конкурентов в секторе приложений для бизнеса. Сегодня мало решений, которые являются кросс-платформенными, поэтому при выборе платформы необходимо серьёзно взвешивать все за и против. И в-третьих, обеспечение работы в режиме отсутствия связи с корпоративной сетью.

Непрерывные коммуникации – залог эффективности

Многие современные компании внедряют весь спектр ПО, которое используют как для предоставления услуг, так и для автоматизации работы собственных мобильных сотрудников. Благодаря единой системе автоматизированной работы можно контролировать ход сразу нескольких сложных проектов с их участием – как на уровне исполнения, так и на уровне «горизонтальной модерации». При этом сами сотрудники имеют возможность, находясь в любой точке, отслеживать как общий ход проекта, так и свои «участки».

Например, подобная система реализована в компании «Манго Телеком». Её сотрудники  могут самостоятельно регулировать степень вовлеченности в общий рабочий процесс, загруженность, плотность рабочего времени - это поощряется HR-политикой компании. Прежде всего, речь идёт о «первой линии» службы технической поддержки, ведущих менеджерах отдела по работе с клиентами, менеджерах службы продаж. Кроме того, в частых  разъездах бывают руководители направлений и эксперты – консультанты ИТ-департамента, технические специалисты. Непрерывность коммуникаций с коллегами и клиентами позволяет им принимать важные решения «без отрыва от производства», сокращать цикл продаж, влиять на качество командной работы.

«При этом показатели эффективности каждого сотрудника или отдела в целом, при наличии интернета, доступны руководителям отделов и направлений в любое время, - говорит Александр Трошин, технический директор «Манго Телеком». - Конечно, и у нас бывают сложности при решении особенно серьезных вопросов. Но они нивелируются с помощью правильно настроенных инструментов системы, которые позволяют, например, проконтролировать объемные поручения и задачи не просто «по памяти» или, выделив сотрудника-контролера, а с помощью правильно настроенных ИТ-инструментов».

Вопросы настройки HRM-системы

Если HRM-система построена корректно, у неё есть качественное клиентское ПО для мобильных устройств под управлением разных операционных систем, в наличии среда связи, которая обеспечивает необходимую ширину канала, то проблем с управлением мобильными сотрудниками возникнуть не должно.

Особой разницы между спецификой организации работы специалистов различных категорий и подразделений не существует. Просто при организации мобильного доступа для сотрудников разных структурных подразделений  настраивается доступ лишь к профильной информационной системе (ИС), ограничивается использование полного перечня ИС компании. Делается это в целях повышения информационной безопасности и оптимизации нагрузки на каналообразующее оборудование.