"Подводные камни" HRM-проекта

Испытывая дефицит квалифицированных работников и стремясь выстроить эффективную кадровую политику, организации приходят к необходимости автоматизации управления человеческим капиталом. Успех проекта во многом будет зависеть от того, насколько грамотно компания к нему подготовится. Нюансов и «подводных камней» на этом этапе предостаточно.

В условиях возрастающей конкуренции и усложнения бизнес-ландшафта, компании вынуждены меняться и всё больше внимания уделять вопросам привлечения квалифицированных кадров и эффективного управления ими. Сейчас для служб персонала уже недостаточно выполнения функций рекрутмента, кадрового делопроизводста и роли неких массовиков-затейников для персонала. На повестку дня выходит регулярная оценка деятельности, разработка и внедрение прозрачных и понятных систем оплат и премирования персонала, разработка матрицы компетенций, обучение персонала бизнес-навыкам и т.д. Поэтому особую актуальность приобретает вопрос автоматизации HR.

Бардак автоматизировать невозможно

Перед принятием решения о начале внедрения HRM-системы заказчик должен ответить для себя на ряд ключевых вопросов и принять несколько важных решений. В первую очередь необходимо самим себе ответить на вопрос о том, какие проблемы компания планирует решить, реализуя данный проект, и  определить, какие результаты должны быть достигнуты по итогам проекта. Также полезно в самом начале ранжировать проблемы по степени приоритетности или срочности их решения.

Далее необходимо понять, какими ресурсами обладает компания: кадровыми, финансовыми, временными. «Немаловажно достичь основных договоренностей не только  с топ-менеджментом, но и с линейными руководителями, участвующими в проекте, - говорит Ольга Леонова,  руководитель отдела автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты бизнес-направления 1С компании «Микротест». – Вы должны определить, для каких бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать, есть устоявшиеся, формализованные описания. Создание подобных описаний до начала автоматизации – залог успеха, ведь бардак автоматизировать невозможно. Подобные описания можно сделать и утвердить как самостоятельно, так и силами приглашённых консультантов».

Основные функции HRM

Источник: Extol Corporation, 2011

Важно также определить блоки, которые необходимо объединить в процессе автоматизации HR. Это управление оценкой, обучением и развитием персонала, (в том числе кадровый резерв), управление эффективностью сотрудников (KPI, общее планирование) и, конечно, расчёт заработной платы (Payroll). В итоге организация должна прийти к автоматизации всех кадровых процедур - с момента приёма сотрудника на работу до его увольнения, отмечает Татьяна Акимкина, руководитель отдела по поиску и подбору персонала направления FMCG холдинга «Империя Кадров». По её словам, также необходимо учитывать, что HRM-система  должна охватить не только работников, но и кандидатов, бывших сотрудников, пенсионеров и т.п.

Автоматизация по-серьёзному

Если компания небольшая и расчёт зарплаты в ней несложный, то автоматизация управленческих функций HR ей не требуется. Нести расходы на дорогих специалистов по автоматизации, ввязываться в серьезный проект в данном случае не имеет никакого смысла. Такое предприятие может найти готовое решение, полностью решающее ее ограниченный круг задач. Но если компания серьезная, крупная, территориально-распределённая, то готовых решений, учитывающее её специфику, скорее всего найти не получится. Представленные на рынке системы можно адаптировать к любым требованиям, но для этого нужна помощь профессионалов. Поэтому перед компанией встаёт крайне ответственный выбор: кто будет выполнять проект внедрения HRM-решения и какой программный продукт брать за основу.

Ольга Леонова выделяет несколько ключевых моментов при выборе HRM-системы и интегратора. Во-первых, интеграторы должны знать кадровый учёт и понимать ваших специалистов. Особенно трудно найти взаимопонимание между программистами и специалистами по HR. Обычно они говорят «на разных языках», и это может привести к серьезным задержкам и проблемам при реализации проекта.

Во-вторых, базовый продукт должен позволять выполнять изменения и адаптацию достаточно гибко. Если продукт «закрытый», т.е. его код не подлежит изменению и можно только выполнять настройки в пользовательском режиме, то и у самых прекрасных интеграторов могут появиться непреодолимые сложности.

В-третьих, готовая система должна соответствовать существующему законодательству и иметь возможность быстро поддерживать изменения в трудовом законодательстве. И в-четвертых, интегратор должен иметь достаточный опыт в реализации подобных проектов. Это будет гарантией, что на вас не будут ставить рискованных экспериментов, предупредят о «подводных камнях» и предложат решения, хорошо обкатанные и успешно реализованные в других компаниях.

Важно учесть, что необходимо будет не только менять под себя выбранную готовую HRM-систему, но и существенно меняться самим, то есть перестраивать уже сложившиеся HR-процессы. Как показывает практика российских компаний (как небольших, так и крупных) только эволюция, адаптация и плавные изменения принесут позитивные результаты, подчёркивает Татьяна Акимкина. Ведь, всё, что касается трудовых отношений, человеческих ресурсов, входит в область управления изменениями, а это очень сложный процесс.

Итоговые расчёты

Перед принятием решения о начале проекта внедрения системы HRM компании необходимо ещё раз тщательно проработать вопрос целесообразности внедрения и провести расчёт TCO (total cost of ownership – совокупная стоимость владения). «Если необходимость в данной системе не очевидна и не решает никаких задач, то сотрудники компании, от содействия которых зависит успех, не будут поддерживать этот проект, - уверена г-жа Леонова из компании «Микротест». - В худшем случае они могут его бойкотировать. Если в результате не будут достигнуты положительные изменения, то расходы на этот проект можно считать «выброшенными деньгами»».

Надо отметить, что в области HRM не всегда можно точно определить финансовую эффективность и просчитать вероятную выгоду. Чаще всего эффективность выражается в таких компонентах, как возможность более точного управления затратами на ФОТ (фонд оплаты труда), видение актуальной картины по количественному, качественному составу, использованию рабочего времени и принятие верных управленческих решений.