Информатизация кадрового учета: в погоне за быстрорастущим бизнесом и законодательными изменениями

Если на начальном этапе развития компании возможна ситуация, когда сотрудники HR-отделов используют стандартные офисные приложения, то со временем рост объемов информации и усложнение задач побуждает к внедрению комплексных решений для автоматизации процессов HR-менеджмента. Серьезную роль в развитии HRM играют и законодательные инициативы.

Новые экономические условия и бизнес-приоритеты компании неизбежно приводят к изменениям в управлении персоналом.  Если проанализировать цели HR, которые ставит  перед собой бизнес (а эта информация доступна на сайтах многих компаний), то все они в конечном итоге направлены на  решение стратегических задач.  Следовательно, обеспечение готовности  персонала к реализации стратегических целей развития компании выходит на первый план. Отсюда и основные фокусные направления управления персоналом - повышение эффективности деятельности сотрудников, вовлечение их в достижение целей бизнеса.

Эффективный персонал – локомотив развития бизнеса, следовательно, инструментарий для автоматизации управления человеческим капиталом должен представлять собой полнофункциональное интегрированное масштабируемое решение. «Информационное решение должно обеспечить поддержку  всего многообразия процессов деятельности сотрудников в организации - от привлечения, адаптации и оперативного управления персоналом до персонального развития и удержания сотрудников, формирования и развития кадрового потенциала, управления эффективностью деятельности сотрудников, а также включать инструменты обеспечения сотрудничества и коммуникаций, планирования и аналитики», - считает Светлана Ломоносова, директор по развитию бизнес-решений SAP «Управление человеческим капиталом», SAP СНГ. Именно по этому пути  идут передовые компании в части автоматизации своих процессов.

Российский бизнес в абсолютном выражении считается быстрорастущим. При этом, существует сильное отставание в технологиях управления персоналом от ведущих экономик мира.  «Отставание ИТ-решений от запросов нашего развивающегося бизнеса наблюдается в основном у отечественных производителей программных продуктов», - говорит Евгений Васильев, старший партнер MOLGA Consulting. По его словам, слепое следование на определенном этапе потребностям отечественного рынка сыграло с ними злую шутку. В основном, отечественные вендоры не могут  ответить на неожиданно для них возникший запрос бизнеса на новые технологии, выходящие за рамки рутинных кадровых и расчетных операций, ориентированные на развитие человеческих ресурсов. Поэтому, отмечает Васильев, исторически давно работающие на рынке HRM западные вендоры, которые пришли в Россию с готовыми решениями и инвестировали в их локализацию, с успехом заполняют этот возникший вакуум. 

Семь раз отмерь

Руководство любой быстрорастущей компании однажды сталкивается с проблемой автоматизации HR-процессoв. Прежде чем принять решение о внедрении HRM-системы, необходимо определиться, какие процессы необходимо автоматизировать в первую очередь. Например, учетно-расчетные функции (расчет заработной платы, учет кадров,  ведение штатного расписания) автоматизировать намного проще, нежели такие процессы, как обучение и развитие персонала, управление вознаграждениями и льготами, планирование карьеры, подбор персонала и создание кадрового резерва, отмечает Вера Анисцына, руководитель группы подбора персонала кадрового центра «ЮНИТИ».

Для того чтобы гарантировать соответствие ИТ-системы HR-задачам компании, а также постараться избежать лишних затрат, необходима планомерная и тщательная подготовка к выбору и внедрению HRM-решения, формализация и оптимизация задач и процессов, для автоматизации которых оно предназначено. Далее на выбор системы влияют сформированные требования и бюджет проекта.

ФЗ №152 в кадровом вопросе

Опрошенные CNews специалисты говорят, что в последнее время наиболее заметное влияние на информатизацию HR в России оказало принятие Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". По словам Светланы Ломоносовой, заказчики стали большее внимание уделять вопросам обеспечения прав доступа, полномочий и другим важным с точки зрения защиты персональной информации аспектам. В связи с этим системы со встроенным механизмом защиты данных  получают некоторое рыночное преимущество. Крайне актуальным для ответственных компаний-поставщиков стал вопрос  сертификации своих систем. «Наша компания в настоящее время завершила стендовые испытания и передала результаты на экспертизу в уполномоченный орган по сертификации», - сообщила г-жа Ломоносова.

Алгоритм действий работодателя в случае увольнения работника за разглашение персональных данных

Источник: Кадровое дело, 2008

В компаниях для обеспечения надежной защиты информации должна быть разработана и внедрена определенная политика информационной безопасности, регламентирующая основные вопросы использования информации, мер по ее защите, а также ответственности персонала за ненадлежащее использование персональных данных сотрудников, напоминает Вера Анисцына.

16 марта 2010 г. вступил в силу приказ ФСТЭК России № 58, которым утверждено «Положение о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных, определяющее методы и способы защиты информации, применяемые для обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах операторами или уполномоченными лицами», напоминает Людмила Узянова, руководитель отдела методологии MOLGA Consulting.

Помимо этого, отмечает г-жа Узянова, существенной доработки информационных систем потребовал еще целый ряд изменений в законодательстве. В их числе замена ЕСН страховыми взносами; введение нового порядка расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, а также ежемесячного пособия по уходу за детьми; утверждение новых форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и установлению новых сроков их представления в ПФР; утверждение новых форм отчетности по НДФЛ.

«Данные законодательные изменения потребовали не только оперативной доработки информационных систем с тем, чтобы обеспечить своевременные расчеты и подготовку отчетности, но и более глубокую интеграцию систем управления персоналом и финансовых систем в части индивидуального (персонифицированного) учета уплаченных страховых взносов и налога на доходы физических лиц», - поясняет Людмила Узянова.

Частые изменения нормативных актов свойственны российским законодателям, поэтому однозначно важно своевременное реагирование на выход новых требований. Так, за  локализацию SAP HCM в России, включая поддержку требований российского законодательства, отвечает специальный отдел. Для своевременного информирования клиентов в компании запущена программа инфосессий по реализации изменений трудового и налогового законодательства РФ в области управления персоналом через виртуальные аудитории. Подобные отделы вендор имеет еще в более чем 50 странах.