СЭД на транспортных предприятиях
Информационные системы электронного документооборота, связанные с транспортными услугами, можно выделить в отдельный сегмент рынка. Внутри этого сегмента также существует разделение, так как ни одна из существующих сегодня ИС не может обеспечить все функции, необходимые для работы транспортного предприятия. Операционный уровень предназначен для работы сотрудников-операционистов (продажи и бронирование билетов, услуги по перевозке грузов, денежные поступления, контроль платежей, контроль транспортных ресурсов, экспресс-доставка и т.д.). Основная цель ИС операционного уровня — оперативное решение рутинных задач и мониторинг всех транзакций внутри организации. ИС этого уровня должны предоставлять актуальность информации (on-line), быстрый доступ к источникам информации, точность информации, бесперебойность работы (24 часа 7 дней в неделю), территориальное распределение. Профессиональный уровень предназначен для поддержания знаний предприятия и использования их сотрудниками. Назначение таких систем — помощь сотрудникам в работе с документацией. На этом уровне ИС для транспортных предприятий мало отличаются от ИС в других сферах бизнеса, так как представляют собой рабочие станции и офисные компьютеры, наиболее распространенные во всех сферах бизнеса. Управленческий уровень предназначен для мониторинга, контроля, помощи в принятии решений, а также выполнения административных функций менеджерами среднего звена. ИС этого уровня позволяют оценить качество функционирования предприятия в целом. Примером могут быть статистико-отчетные системы, системы контроля использования транспортных ресурсов. Некоторые ИС могут отвечать на вопрос «что, если…» и позволяют отслеживать темпы роста/падения продаж, прогнозировать рост пассажиропотока и грузов. Кроме того, ИС управленческого уровня занимаются анализом данных, поступивших из ИС операционного уровня. Стратегический — предназначен для сотрудников высшего управления, которые решают вопросы стратегии и долгосрочного планирования. Для ИС данного уровня характерны ограниченные аналитические возможности, так как они уже содержат подготовленную управленческими ИС информацию, необходимую для принятия решения. ИС данного уровня часто называют корпоративными ИС (КИС), они имеют много общего с аналогичными системами в других сферах бизнеса, за исключением конкретных особенностей транспортной сферы. По выполняемым функциям ИС можно разделить на следующие области. Маркетинг и продажи предназначены для продажи услуг транспортного предприятия, обработки заказов, анализа рынка и ценообразования, прогнозирования ситуации с продажами. Транспортная ИС такого типа должна содержать функции: приема и обработки заказов, анализа потоков пассажиров и грузов, отчеты о деятельности конкурентов. Производство — предназначено для производства услуг, контроля за ресурсами предприятия и оборудованием, проектирования новых услуг, планирования, ведения актуальной информации о потребностях во внешних ресурсах для работы транспортного предприятия, принятие решения об использовании транспортных ресурсов компании, логистики. Применительно к транспортным компаниям это цикл обеспечения продажи/бронирования билетов и услуг, в том числе через Web-сервис, хранение сопроводительной документации, хранение данных о состоянии транспортных ресурсов, хранение информации о загрузке транспортных мощностей. Бухгалтерия и финансы — предназначена для управления финансами компании, наличными средствами, контроля за денежными поступлениями, расходами, издержками, разработки портфеля заказов услуг, подготовки бюджета, планирования прибыли. Управление персоналом — предназначена для идентификации сотрудников, как действующих, так и потенциальных, хранения учебных материалов для повышения квалификации работников компании, анализа распределения заработной платы, планирования потребностей в рабочей силе. Где место СЭД в этой классификации?
СЭД — это ИС, включающая в свои функции создание документов, их обработку, передачу, хранение (архив), вывод информации (интеграция), обеспечение циркуляция информации в компании (workflow) путем использования информационных технологий. Под электронным документооборотом в общем случае принято понимать движение документов между подразделениями компании и пользователями, а также внешними участниками ИС. Исходя из этого определения, можно сказать, что в транспортных компаниях СЭД практически не применима на операционном уровне, где происходит большое количество транзакций, и на управленческом уровне, где уместнее использование аналитических ИС и систем поддержки принятия решений. Какие задачи решает СЭД в транспортных компаниях? На профессиональном/знания уровне СЭД используется для работы с документацией. В делопроизводстве позволяет автоматизировать регистрацию документов (входящие, исходящие, внутренние) в соответствии с принятыми в Российской Федерации стандартами; наладить контроль исполнения нормативных актов, организационно-распорядительных документов; автоматизировать процесс передачи документов от подразделения к подразделению; автоматизировать подготовку поручений и резолюций на документы, адресованные руководству компании; работать с отчетами сотрудников о выполнении конкретных поручений и документов. Обращение граждан — отдельная составляющая СЭД, особенно важная при работе с клиентской зоной (пассажиры, отправители/получатели грузов). Позволяет автоматизировать юридические подразделений компании и подразделения, использующие в своей работе юридическую информацию. Обеспечивает сбор документации с региональных подразделений и представительств. Позволяет устранить трудности, связанные с поиском документов, вести электронный архив документов и справочную информационную систему с рубрикацией и полнотекстовым поиском. На стратегическом уровне используются те же ИС, что и на профессиональном уровне, с учетом потребностей топ-менеджеров. ИС на этом уровне должны группировать, отфильтровывать, концентрировать информацию, а также акцентировать критические показатели, позволяя сократить усилия высшего руководства компании для получения полезной им информации. В целом СЭД для транспортного предприятия отличается от СЭД в других сферах бизнеса видами документов, workflow-процессами и отчетами. Поэтому при решении задачи создания СЭД для транспортного предприятия можно говорить об использовании типового программного продукта, который будет доработан поставщиком под потребности конкретной транспортного предприятия. В качестве примера можно рассмотреть корпоративную автоматизированную систему управления документацией «Аэрофлот» (КАСУД) на базе типового решения СЭД CompanyMedia/Lotus («ИнтерТраст»). Был расширен функционал рассылки, настроены дополнительные модули для проверки орфографии, доработан механизм визирования, доработана реквизитная часть, интеграция с курсами валют, добавлен классификатор стран, разработан шаблонов договоров, большое количество уникальных отчетов в СЭД, с использованием типового офисного ПО Microsoft. После нескольких лет эксплуатации был выполнен перевод СЭД «Аэрофлот» на более новую версию, что позволило СЭД Аэрофлот объединить новую функциональность (электронно-цифровую подпись, расстановку связей между документами СЭД, механизм автоматического обновления версии СЭД и т.д.) и собственные уникальные наработки. Поставщики решений Среди платформ для разработки СЭД можно выделить известные западные бренды — Documentum, Hummingbird, и Lotus, которые обеспечивают возможность для реализации на их основе собственного прикладного функционала. Наиболее широко используемым «долгожителем» из этих платформ в России является Lotus, но и другие игроки постепенно наращивают свое присутствие. Ключевой возможностью СЭД является их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Важный фактор — возможность использования широко распространенных офисных приложений Microsoft. В большинстве СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (SAP, Oracle и др.). Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются Lotus, Oracle, Sybase, MS SQL и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам. Для транспортных СЭД крайне важна поддержка территориального распределения подразделений компании. Использование в СЭД подсистем workflow позволяет снизить трудозатраты ИТ-специалистов на модификацию СЭД при изменении бизнес-процессов. Свободная маршрутизация документов позволяет расширить СЭД без привлечения поставщика, только ресурсами компании-заказчика. Кроме того, продолжится увеличение спроса на Web-сервисы в СЭД и расширение их функциональности. Удобство использования workflow состоит также в том, что уникальность при разработке процессов не затрагивает базовое ПО самого workflow, модифицируется только содержательная часть документа в СЭД (реквизиты). Другой тенденцией является создание корпоративных порталов. Например, с использованием ПО WebSphere разработки IBM. Данная платформа предназначена для объединения и интеграции программных средств, для решения ключевых потребностей бизнеса. WebSphere позиционируется как «гибкая» среда, использование которой дает конкурентные преимущества путем ускоренного внедрения, повышенной надежности, скорости реакции на изменения требований. Если говорить о портальных решениях, то их назначение — обеспечение стабильного доступа к информации по запросам, повышенная оперативность и безопасность, Web-доступ. Порталы штатно предоставляют удобный доступ к приложениям, процессам и ресурсам. Кроме этого, порталы могут быть настроены под бизнес-функции конкретного сотрудника, оставляя при этом унификацию доступа к ресурсам. Использование портальных технологий активизирует продажи, маркетинг, функционирование каналов снабжения и сбыта, обслуживание клиентов в целях укрепления и дальнейшего развития взаимоотношений с заказчиками и партнерами. Возможность использования порталов в ИС транспортных предприятий открывает широкие возможности, так как работа транспортного предприятия — это цепочка связанных событий (заказ, обработка, отслеживание состояние, аналитика, отчеты и т.д.). Портальное решение позволяет сделать удобный доступ к различными ресурсам предприятия для конечного потребителя информации. Наталья Кудряшова |
СЭД для транспортного предприятия отличается от систем того же класса в других сферах бизнеса видами документов, workflow-процессами и отчетами. Однако общая тенденция сектора — использование портальных решений — прослеживается и здесь. Портал обеспечивает конечному потребителю информации — клиенту наиболее удобный доступ к тем или иным ресурсам компании-перевозчика.
