Информатизация торговой сети «SPAR»

Стремление к сотрудничеству

В 1932 году в Голландии Адрианом ван Веллом была основана добровольная ассоциация, в которую вошли несколько крупных и средних бакалейщиков Амстердама. Название сети было дано вполне красноречивое: «Dе SPAR», сложившееся из первых букв девиза ассоциации: "Door Eendrachtig Samenwerken Profiteren Allen Regelmatig", что в переводе означает «Все мы выигрываем от сотрудничества». Сокращенное название SPAR в переводе означает «ель», которая и стала символом сети. В конце 1940-х годов XX века «SPAR» вышла за пределы Голландии, и в течение 10 лет супермаркеты под этой маркой появились во всех странах Европы. В 1953 году был создан «SPAR International», первым президентом которого стал Адриан Ван Велл, а в 1957 году в Голландии состоялся первый международный конгресс «SPAR». Сейчас «SPAR» выросла в крупнейшую в мире сеть супермаркетов, состоящую из более, чем 15000 магазинов, которые обслуживают ежедневно более 9 миллионов покупателей. Товарооборот всей сети в 2004 году составил 27 млрд. евро.

Пять лет назад менеджмент «SPAR» решил попытаться «выиграть от сотрудничества» и в России. Первый супермаркет был открыт в Москве в 2001году, положив начало интенсивному проникновению на российский рынок. С 2000 по 2005 год официальным представителем «SPAR» была компания «СПАР РИТЭЙЛ», владеющая генеральной лицензией на работу под торговой маркой в Московском регионе. А в 2005 году владельцем генеральной лицензии на работу под торговой маркой «SPAR» в Центральном Федеральном округе стало ООО «СПАР Централ Раша» (СЦР), участниками которого стали ЗАО "СПАР РИТЕЙЛ" (г. Москва), ООО "СВА трейдинг" (г. Жуковский), ООО «Услуги» (г. Электросталь), ООО «СПАР Тула» (г. Тула). В настоящее время сеть состоит из 10 супермаркетов в Москве и Московской области и 2 универсамов в Тульской области. Товарооборот «SPAR» в Москве за 2004 г. составил 125 млн. долларов.

Цель оправдывает средства

Компания строит достаточно амбициозные планы: до конца 2005 года планируется открыть не менее 10 универсамов, а до конца 2007 года расширить сеть SPAR как минимум до 70 супермаркетов. Стратегическая задача SPAR — построить одну из крупнейших розничных сетей в Москве и в России. Дерзость стратегических планов предполагает активные действия по их реализации: и менеджеры «SPAR» смело ринулись в бой за сегмент быстрорастущего российского рынка.

Ключевыми словами в работе магазинов «SPAR» стали «качество продуктов» и «низкие цены». Это выдвинуло на первый план необходимость оптимизации логистических процессов. Для этого требуется тщательно выстроенная система закупок и снабжения. Основа такой системы — эффективное сотрудничество с поставщиками и работа через распределительный центр. В свою очередь, это возможно при наличии единой информационной системы, позволяющей упорядочить протекание всех бизнес-процессов, составлять точные прогнозы закупок и продаж, а также гибко реагировать на изменения рынка.

...и выбор партнеров

В качестве оптимального инструмента для создания такой системы было выбрано отраслевое решение для розничных сетей Axapta Retail, разработанное на основе ERP-системы Microsoft Business Solutions —  Axapta. Причины выбора Дмитрий Донченко, финансовый директор «СПАР Ритейл» объясняет так: «Мы сочли Microsoft Axapta наиболее удовлетворяющей нашим требованиям системой по нескольким причинам. Во-первых, эта система позволяет реализовать индивидуальный подход к бизнесу и может быть доработана под конкретные требования клиентов — т.е. нас. Во-вторых — функциональные возможности системы, которые приятно удивили: настолько они многочисленны. И еще — система очень проста в использовании. Освоить многие ERP- системы, на мой взгляд, под силу разве что ИT- профессионалам с несколькими дипломами о высшем образовании. А Axapta понятна каждому, кто хоть раз пользовался интернетом. Ну и, конечно, цена. Мы искали идеальное соотношение цены и качества: продукт, который бы стоил именно тех денег, которые за него платятся. Axapta в этом отношении прекрасно нам подошла».

Определившись с ERP-системой, «SPAR» начал искать партнера по внедрению. Им стала компания «КОРУС Консалтинг» — в первую очередь, благодаря профессионализму сотрудников, значительному опыту работы с предприятиями розничной торговли, комплексности предоставляемых услуг и самое главное — наличию у этой компании отраслевого решения Axapta Retail.

Проект внедрения длился пять месяцев и затронул все основные бизнес процессы торговой сети. Управление ассортиментом, закупка товаров, взаиморасчеты с поставщиками, снабжение с распределительным центром, а также сбытовое ценообразование были оптимизированы с помощью встроенных в Axapta Retail механизмов контроля и предотвращения ошибок, вызванных человеческим фактором. На первом этапе в центральный офис, магазины и распределительный центр сети были внедрены модули торговли и логистики (склад, управление торговыми форматами, управление ассортиментом, управление ценообразованием, управление лояльностью, управление маркетинговыми акциями, расчеты с поставщиками).

Отработанность схем внедрения позволила провести проект в сжатые сроки, продиктованные необходимостью начать эксплуатацию системы до момента открытия новых магазинов сети. При этом каждый последующий этап удавалось закончить быстрее предыдущего. Например, внедрение финансового модуля проходило в ускоренном режиме, т.к. 70% настроек были сделаны на этапе внедрения розничного отраслевого решения, а оставшиеся 30% настроек были сделаны за 3 месяца).

Бизнес по-новому

Дмитрий Донченко особо отметил тот факт, что с Axapta Retail менеджмент компании получил эффективный инструмент управления внутренними бизнес-процессами. Внедрение новой ERP-системы позволило увеличить темпы роста сети в 2 раза. Если, к примеру, в период с 2001 по 2003 год было открыто два магазина, то после начала проекта по внедрению в течение года были открыты четыре новых магазина. Объем продаж с середины 2004 до середины 2005 гг. вырос на 70%. При этом, благодаря повышению эффективности использования складских площадей с новой системой Axapta Retail, не потребовалось увеличивать их размер.

«Мы получили именно тот инструмент управления бизнес-процессами, который был нам необходим для дальнейшего расширения, — говорит Дмитрий Донченко. А генеральный директор «SPAR» Дмитрий Маслов добавляет: «Например, теперь мы можем безболезненно осуществлять запуск нового магазина в течение недели. Таким образом, мы имеем хорошие шансы реализовать наши планы по построению одной из крупнейших розничных сетей в России».

Более всего финансовый директор «SPAR» доволен изменениями, произошедшими в логистике. Автоматизация логистических операций сделала протекание основных процессов, связанных с оборачиваемостью товара (транспортировка, прием, распределение на складе, хранение, отгрузки и т.д.) гладким и управляемым. По словам Дмитрия Донченко, Axapta Retail позволяет составлять более точные прогнозы поставки товара и, соответственно, оптимизировать работу отдела приемки. «Теперь все заказы делаются заранее, а поставщики доставляют их точно в срок, — рассказывает финансовый директор «SPAR». — Это происходит за счет того, что теперь все подразделения сети работают в единой информационной системе. Таким образом, все звенья цепочки пополнений увязываются в единое целое, что помогает прогнозировать пополнение запасов на складе и в распределительном центре со 100% точностью. Помимо этого, Axapta Retail позволила оптимизировать процессы управление ассортиментом и ценообразованием». Оптимизация заключалась в предоставлении менеджменту торговой сети эффективного инструмента для централизованного управления ассортиментом: «SPAR» это необходимо, учитывая тот факт, что в сеть входят магазины, различающиеся по местоположению, торговой площади и ассортименту. Система позволила организовать многоступенчатый бизнес-процесс ввода-вывода товара в ассортимент сети — благодаря этому и появилась возможность динамично управлять объемным ассортиментом.

Дополнительные возможности системы позволили создать понятный кодекс ответственности за сорванные поставки — это перевело отношения «SPAR» с поставщиками на новый уровень. Благодаря тому, что в системе реализован блок управления договорами, сеть «SPAR» фиксирует достигнутые с поставщиками договоренности (ассортимент, цены, условия поставки, условия оплаты). «По каждому товару можно настроить допустимые значения недопоставки и перепоставки, — объясняет Александр Рахманов, руководитель розничного направления компании «КОРУС Консалтинг» — Это не позволяет поставщику навязывать ненужный сети товар. Кроме того, система отслеживает дисциплину поставщиков: в Axapta Retail фиксируется, сколько было заказано товара у поставщика, и сколько он сумел доставить. Если поставщик, к примеру, сетует на недостаточный объем продаж его товаров через сеть, менеджеры «SPAR» могут мгновенно предоставить информацию о том, сколько товаров могло бы поступить в продажу согласно условиям заказа, и сколько реально было поставлено».

Благодаря Axapta Retail торговая сеть смогла минимизировать потери в ходе приемки товара. Теперь приемка осуществляется с использованием онлайновых беспроводных терминалов сбора данных — это и позволяет свести на нет «человеческие риски», с которыми связаны потери. При этом система позволяет не только контролировать ассортимент и количество принимаемых товаров, но и мгновенно осуществлять сверку цен в накладной с договорными.

Воздействие системы не ограничилось логистическими процессами: оптимизация «настигла» и финансовый департамент. «Раньше составление годового отчета занимало около месяца, — рассказывает Дмитрий Донченко. — Все это время уходило на то, чтобы свести отчет вручную. Новая ERP-система освободила меня и моих подчиненных от рутинной работы: на основании введенных кодов аналитики отчеты составляются автоматически в онлайновом режиме, и мы теперь можем больше времени уделять проверке и анализу данных».

О том, что такое Axapta Retail, узнали и рядовые сотрудники «SPAR». Внедренный модуль учета рабочего времени позволяет контролировать деятельность каждого сотрудника сети. Персонал получил бейджи с индивидуальным кодом, который считывается сканером при входе сотрудника в магазин. Система автоматически передает эту информацию в центральную базу данных, и менеджер по персоналу может точно рассчитать время присутствия сотрудника на рабочем месте в любой из дней. «Это позволяет усилить контроль над персоналом и повысить эффективность деятельности, — констатирует Дмитрий Донченко.

Большинство сотрудников восприняли нововведение положительно: «Хоть порядок теперь есть, и зарплату выплачивают вовремя» — прокомментировала одна из сотрудниц. Последнее обеспечивается модулем расчета заработной платы в Axapta Retail. Теперь расчет заработной платы — при индивидуальном подходе к каждому сотруднику — занимает всего несколько часов, а не дней, а менеджмент по персоналу может сосредоточиться на разработке программ мотивации и адаптации сотрудников.

Только вперед

Стремление достичь поставленных амбициозных целей не позволяет менеджменту «SPAR» останавливаться на достигнутом. В планах — проекты по расширению возможностей существующей системы. «Историческое кредо нашей сети — «все мы выиграем от сотрудничества». И партнерство с «КОРУС Консалтинг» — еще один способ выиграть», — с уверенностью заявляет Дмитрий Донченко.