Внедрение SAP for Retail в X5 Retail Group

Компания GMCS внедрила в X5 Retail Group информационную систему управления на базе решения SAP for Retail. С сентября 2009 года система успешно эксплуатируется в пилотном регионе – Волго-Вятском филиале розничной компании, где сегодня под ее управлением находятся 64 магазина. Ожидается, что до конца 2010 года SAP for Retail будут охвачены все филиалы розничной сети. Число пользователей системы на данный момент превышает 450 человек и будет увеличиваться в дальнейшем. Проект в X5 Retail Group, реализуемый GMCS, отмечен наградой компании SAP «За самый качественный проект по внедрению SAP for Retail в СНГ». Проект номинирован на получение международной награды SAP Quality Award 2010.

О заказчике

X5 Retail Group N.V. (LSE: FIVE, Moody's – «B1», S&P – «BB-») – крупнейшая в России по объемам продаж розничная компания, куда входят сети «Пятерочка», «Перекресток» и «Карусель».

На 31 декабря 2009 г. под управлением компании находилось 1 372 магазина, расположенных в Москве, Санкт-Петербурге и еще 43 городах европейской части России, на Урале и на Украине. Мультиформатная сеть компании включает в себя 1 039 магазинов «Пятерочка» формата «мягкий дискаунтер», 275 супермаркетов «Перекресток» и 58 гипермаркетов «Карусель». На 31 декабря 2009 г. число франчайзинговых магазинов на территории России составляло 620.

Чистая выручка X5 Retail Group за 2008 год, включая «Карусель» по проформе, достигла 8 892 млн. долл. США, показатель EBITDA составил 803 млн. долл. США, скорректированная чистая прибыль (без учета неденежного списания goodwill) cоставила 112 млн. долл. США. Акционерами X5 являются Альфа-групп – 47,9%, основатели «Пятерочки» - 23,1%, менеджмент Компании – 1,9%, казначейские ГДР (Treasury Stock) – 0,1%; в свободном обращении находятся 27,0% акций в форме ГДР (тикер на Лондонской фондовой бирже: “FIVE”).

Цели и задачи проекта

В условиях реализации стратегии развития, базирующейся на стремительных темпах роста розничной сети при сохранении гибкости реагирования на изменения рыночной ситуации, для X5 Retail Group было важно обеспечить качество оперативного управления своей деятельностью. С этой целью розничная компания принимает решение о переходе на новую информационную систему управления. Стандартизация бизнес-процессов объединенной компании, работающей в форматах дискаунтера, супер- и гипермаркета, повышение прозрачности и управляемости бизнеса, возможность получения необходимой сводной управленческой отчетности – вот те ключевые задачи, которые ставились перед новой информационной системой.

С точки зрения ИТ проект был призван снизить риски, связанные с использованием X5 Retail Group информационных систем и решений собственной разработки за счет внедрения лучших в своем классе отраслевых ИТ-решений, а также обеспечить формирование технологической базы для дальнейшего развития системы повышения эффективности бизнеса розничной сети.

Выбор решения и исполнителя

К выбору платформы для построения новой информационной системы управления X5 Retail Group приступила в 2006 году. В центре внимания находились такие критерии, как функционал, архитектура и зрелость системы, в числе которых рассматривались решения Oracle, JDA, Aldata и SAP. В ходе анализа X5 Retail Group консультировалась со специалистами поставщиков решений, а также с консультантами компаний IBM и Capgemini. JDA был выведен из рассмотрения первым в виду того, что у компании не было своего представительства в России. Далее проходил достаточно сложный тендер между Oracle, Aldata и SAP. В итоге было выбрано решение SAP for Retail, в первую очередь из соображений комплексности предложения.

Определившись с решением, X5 Retail Group перешла к выбору подрядчика. В тендере, где приняло участие около 15 компаний, победу одержала компания ИТ-консалтинговая компания GMCS, имеющая большой опыт реализации проектов на базе SAP, в том числе проект внедрения SAP for Retail  для компании «Техносила».

Ход проекта

Проект стартовал в марте 2008 года. В соответствии с поставленными компанией-заказчиком задачами консультанты GMCS должны были автоматизировать в SAP for Retail процессы управления ценообразованием, ассортиментом, товародвижением и финансами.

Над проектом работала совместная команда, объединившая около 50 специалистов исполнителя и заказчика. Из каждой дирекции X5 Retail Group (операции, закупки, логистика, маркетинг, финансы) в команду проекта вошло по одному человеку, заместителей по SAP. При их непосредственном участии проходила настройка под текущие потребности компании, чтобы система была максимально удобной для конечных пользователей. Наряду с этим успешному выполнению работ по проекту способствовали такие факторы, как активное вовлечение бизнеса в проект, своевременное принятие решений, выделение соответствующих ресурсов и оперативная реализация возникающих организационных изменений.

Дизайн решения был разработан к сентябрю 2008 года. Далее более года шли работы по подготовке системы к запуску, в частности осуществлялось формирование технологической инфраструктуры.

X5 Retail Group была заинтересована в обеспечении поэтапного запуска системы в эксплуатацию, что с учетом масштабов бизнеса розничной сети было непростой задачей. С целью снижения рисков специалисты X5 Retail Group и GMCS разработали стратегию запуска, в соответствии с которой работа над проектом была разделена на несколько этапов: тестирование системы, устранение замечаний по результатам тестирования, обучение пользователей, поэтапный пилотный запуск в Волго-Вятском филиале компании (г. Нижний Новгород) летом 2009 года и запуск SAP for Retail в остальных регионах в 2010 году. Дополнительный контроль качества выполнения проекта на всех этапах обеспечивала международная аудиторская компания Deloitte, привлеченная X5 Retail Group.

В качестве платформы для интеграционных процессов проекта, а в дальнейшем и всех потоков данных между информационными системами розничной сети, был выбран компонент SAP PI (Process Integration), позволивший наиболее эффективным способом связать внешние системы с системами SAP. Использование единой интеграционной платформы имело целью получение ряда преимуществ:

• Переход от собственных разработок к отраслевым стандартам для проведения процесса интеграции новых информационных систем в единую ИТ-инфраструктуру компании с минимальными затратами;

• Уменьшение количества интерфейсов, как следствие, – уменьшение трудозатрат на их поддержку и развитие системы;

• Повышение качества и эффективности информационных сервисов.

В целом в рамках проекта с SAP for Retail было интегрировано порядка 10 систем, использующихся в центральном офисе, в магазинах и в распределительных центрах (РЦ) X5 Retail Group, для чего специалистами GMCS было настроено более 20 интерфейсов взаимодействия, часть из которых - двусторонние.

С мая 2009 по август 2009 года шла подготовка к продуктивной эксплуатации системы. В рамках этого этапа специалисты GMCS выполняли подготовку мастер-данных, осуществляли их выверку, проводили многоуровневое тестирование функций системы с привлечением представителей бизнеса. Нагрузочное тестирование наиболее интенсивных по объему данных, по результатам которого была проведена оптимизация влияющих на производительность и распределение ресурсов параметров системы, проходило при участии компании SAP.

Важной частью проекта явилось обучение пользователей. Обучение осуществлялось в два этапа: на первом этапе обучались ключевые пользователи и тренеры, которые в дальнейшем совместно с консультантами GMCS разрабатывали инструкции и самостоятельно, в рамках второго этапа, проводили обучение конечных пользователей. Такой подход будет применен и при обучении в рамках проекта по тиражированию решения в регионах.

В сентябре 2009 года в Волго-Вятского филиале компании X5 Retail Group была прекращена эксплуатация ранее используемых центральных  систем (NQ HQ (Concentrator), Axapta, Axapta SCM (СУС)). Для всех магазинов филиала пилотного региона заработал функционал автозаказа, в полную силу введена система отчетности, внедрена функциональность SAP for Retail в области товародвижения в объеме функциональности отключаемых систем.

Четкое следование выработанной стратегии внедрения позволило решить поставленные задачи по автоматизации в рамках выделенного бюджета и в с соответствии с установленным графиком, а также обеспечить главное требование со стороны представителей бизнеса розничной сети – поэтапный запуск функциональности системы с возможностью стабильной работы на каждом этапе.

Внедренный функционал

Все процессы, вошедшие в функциональный объем проекта, реализовывались на базе стандартных решений SAP. В некоторых случаях совместно с входящими в команду проекта представителями от бизнеса X5 Retail Group процессы, существовавшие на тот момент в компании, корректировались под эти стандарты. Дополнительные разработки выполнялись только в случае, если не удавалось найти стандартных решений для удовлетворения потребностей ритейлера. 

Основным участком проекта с точки зрения его функционального объема явились бизнес-процессы коммерческой логистики, так как именно они формируют цепочку добавленной стоимости ритейловой компании. В этой области в системе реализованы возможности для эффективного управления пополнением ассортимента магазинов и РЦ, товародвижением, ценообразованием, промо-акциями, включая акции-однодневки. Благодаря SAP for Retail специалисты розничной компании могут сегодня размещать и оперативно отслеживать статус исполнения заказов, проводить закупку товара, в том числе и по схеме Cross-Docking и многое другое.

Для управления процессами пополнения запасов используется механизм прогнозирования продаж и статистической обработки информации. Консультантами GMCS реализована возможность параметрического управления алгоритмом расчета – специалисты розничной сети могут самостоятельно вводить в систему необходимые для расчета параметры. Кроме того, в области товародвижения реализованы функции полной и выборочной инвентаризации, учета запасов, товаров, собственного производства.

Автоматизация процессов управления финансами осуществлялась в объеме, необходимом для корректного отображения операций логистики. В SAP for Retail обеспечена возможность ведения расчетов с дебиторами и кредиторами, банковских и кассовых операций, учета НДС. В числе специфических особенностей можно назвать реализованный GMCS механизм автоматического расчета бонусов поставщиков.

В построенный GMCS фрагмент корпоративного хранилища данных благодаря специальному решению SAP POS Data Management попадают данные непосредственно из магазинов и распределительных центров. Также реализованы потоки обновления справочников и транзакционных данных из системы SAP ERP. Используя хранилище данных, X5 Retail Group получает оперативную корпоративную отчетность и специализированные отчеты для подразделений. 

Результаты и перспективы

Продолжительность проекта составила 18 месяцев. В рамках проекта были решены следующие задачи:

• Создана единая информационная система управления, отличающаяся высокой производительностью, соответствующая отраслевым стандартам и являющаяся надежной платформой для поддержки высоких темпов роста бизнеса X5 Retail Group;

• Осуществлена стандартизация основных бизнес-процессов, повышена прозрачность основных операций компании;

• Разработан инструмент для оптимизации процесса закупок, снижения издержек и проведения более четкой ассортиментной политики;

• Создана технологическая платформа для автоматического получения сводной управленческой отчетности;

• Сформирована команда специалистов X5, способных поддерживать и развивать внедренную систему, а также обладающих достаточной компетенцией для реализации запланированных проектов внедрения SAP.

В соответствии с планами X5 Retail Group тиражирование SAP for Retail для всех торговых и складских объектов сети на территории Российской Федерации завершится до конца 2010 года. Запуск решения в остальных филиалах осуществляется силами совместной проектной команды X5 Retail Group и GMCS.