Бизнес осознает необходимость ЕСМ-систем

Бизнес постепенно приходит к необходимости организации работы с документами на базе самых современных решений. И все большее число руководителей делает выбор в пользу ЕСМ-систем.

Время диктует нам новые правила организации работы с документами, а информационные технологии идут вперед, не оглядываясь на то, что кто-то не успевает. С каждым днем, с каждым часом, с каждой минутой объем информации, которую мы обрабатываем, увеличивается, и сотруднику любой организации необходима помощь в том, чтобы упорядочить этот массив информации, правильно организовать свою работу.

В последнее время на повестке дня многих организаций разного масштаба и организационно-правовой формы стоят вопросы:  как структурировать информационные потоки, организовать маршруты движения документов и повысить производительность труда? 

Ряд организаций уже нашли ответы на эти вопросы. Это Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. По сравнению с системами электронного документооборота, ЕСМ система в организации может решить более широкий круг задач. Под термином ECM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации.

Что может ECM-система

За последние несколько лет отношение к ЕСМ системам у организаций-заказчиков существенно поменялось. Руководители рассматривают позиции цена-качество, дальнейшая результативность и останавливают свой выбор на ЕСМ-системе.

ЕСМ система может решить в организации множество задач, которые ранее под силу были лишь отдельным более дорогостоящим системам (СЭД, CRM).

Функции ECM-систем

Источник: Docflow, 2010

Организации рассматривают ЕСМ-систему как инструмент повышения прибыли, потому что с ее помощью сотрудники смогут не только автоматизировать регистрацию документов, но сделать управление документами частью бизнес-процессов протекающих в организации.

Руководство организации перед внедрением ЕСМ ставит перед собой конкретные задачи,  что упрощает работу поставщика услуг. ЕСМ-система сопровождает выполнение практически всех управленческих и организационных функций в организации и вовлекает в работу всех сотрудников.

На конкретном примере

Так, например, динамично развивающаяся организация «Промышленно-логистический парк» г. Новосибирск, вышла на систему «eDocLib: Актив Бизнес» уже с конкретными задачами: возникла необходимость автоматизировать регистрацию поступающей и исходящей корреспонденции, обеспечить взаимодействие сотрудников, управлять задачами и поручениями, а так же работать в системе с проектной документацией.

Руководство сети аптек «Первая помощь», г. Барнаул достаточно долго искало на рынке СЭД и ЕСМ подходящий программный продукт, потому что задачи для себя поставило разноплановые. Существовала потребность не только в автоматизации учета входящих и исходящих документов, но также в работе с договорами и организации единого информационного пространства компании. Эти задачи решила ЕСМ-система «eDocLib: Актив Бизнес».

Внедрение этого программного продукта проходило в течение месяца как в одной, так и в другой организации, и теперь «Промышленно-логистический парк» и «Первая помощь» активно пользуются функционалом ЕСМ-системы «eDocLib: Актив Бизнес».

Таким образом, на сегодняшний день все больше организаций рассматривают ЕСМ как необходимость, которая позволит наладить в организации электронный документооборот, научит управлять заданиями и поручениями, настроит взаимоотношения с клиентами (CRM) и отразит любую специфику организации.