Курс на «электронные документы»

Роль государства в развитии технологий и определения уровня сервиса электронного обмена документами остается самой весомой. Понятно, что без унификации форматов передачи документов и организации роуминга реально массового перехода к обмену электронными документами не произойдет.

Продолжая начатую ранее тему о деталях построения СЭД в государственных органах РФ, нельзя не остановиться на еще нескольких немаловажных моментах. Один из них - применяемые механизмы обеспечения юридической значимости документов. Интересен и анализ такого аспекта, как эффективность всего комплекса технологических новшеств, заложенных в современную СЭД.

Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса (направление ECM) компании «ТерраЛинк», комментирует: «Сегодня на государственном уровне создан единый для всех российских организаций и предприятий механизм, позволяющий в полной мере использовать все возможности обмена документами в электронном виде. Это позволяет им существенно снизить себестоимость процессов, связанных с подготовкой отчетности перед органами финансового и социального контроля, в также сократить затраты на управление».

Понятно, что в общей сумме управленческих расходов затраты на бумажный документооборот не носят превалирующего характера, хотя необходимость управления хранением всего массива бумажных документов, тем не менее, является весьма обременительной для предприятий не только торговли, банковской сферы, коммуникаций, но и государственных организаций.

Что касается структуры затрат собственно на ИТ, то в ней затраты на подготовку и доставку исходящих бумажных документов, с одной стороны, и затраты на извлечение данных из поступивших бумажных документов для последующего ввода в транзакционные системы, с другой, весьма заметны.

ЭЦП избавит от ведомства бумаг

«Практически одновременно с созданием механизма обмена, о котором говорилось выше, были внесены изменения в законодательство об электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Они превратили её в реально работающий механизм, способный практически и эффективно решать поставленные перед ЭЦП задачи, в частности, в случае обмена документами в электронном виде,- полагает Александр Бейдер. - Т.е. ситуация с электронным обменом документами перешла из области пожеланий и деклараций в практическую плоскость. Сегодня она может реально начать работать на снижение затрат и повышение эффективности не только отдельных ведомств, но и экономики в целом».

В настоящее время в России существует ряд провайдеров, предоставляющих инфраструктуру для обмена документами в электронном виде. Доступный сервис ориентирован, в основном, на ручную работу оператора по приему и передаче документов, т.е. пользователи должны сами позаботиться о том, чтобы предусмотреть интерфейс обмена документами в своих финансово-учетных системах.

«Тут в первую очередь следует обратить внимание на семейство продуктов «Диадок» от компании СКБ Контур. Технологии и уровень сервиса электронного обмена документами в России  находятся пока на самом начальном уровне. Для их развития и превращения в промышленные механизмы потребуется создание соответствующих интерфейсов для наиболее распространенных в России учетных систем, в первую очередь, таких как SAP ERP, 1С, Oracle EBS. И, несомненно, следует ожидать развития самих технологий передачи документов после начального периода их освоения рынком. Если разработчики намерены развивать свое присутствие на рынке, то отлеживать потребности и пожелания своих пользователей они просто обязаны»,  - рекомендует господин Бейдер.

Роль государства в этом процессе остается самой значительной. Понятно, что без унификации форматов передачи документов и организации роуминга реально массового перехода к обмену электронными документами не произойдет.

Но вернемся к ЭЦП. Итак, основным механизмом обеспечения юридической значимости документов является электронная цифровая подпись. «Требования к ней определяются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи»,  в соответствии с которым на территории Российской Федерации может быть две ЭЦП - простая и усиленная.   Последняя,  в свою очередь, может быть квалифицированной или неквалифицированной», - уточняет Олег Грешнев, директор по развитию бизнеса компании Digital Design.

Согласно 63-ФЗ, «электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».

Новый закон об электронной подписи в России

Источник: РИА «Новости», 2011

Виды электронных подписей, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, порядок их использования, а также требования об обеспечении совместимости средств электронных подписей при организации электронного взаимодействия указанных органов между собой устанавливает правительство Российской Федерации. При этом закон детально описывает такие понятия, как сертификат ключа проверки электронной подписи, квалифицированный сертификат, владелец сертификата ключ проверки электронной подписи, удостоверяющий центр, средство электронной подписи и т.д.

Отношения в области использования электронных подписей регулируются настоящим федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия. Если иное не установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или решением о создании корпоративной ИС, порядок использования ЭЦП в корпоративной информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней.

Но насколько юридически проработан весь комплекс нормативных документов по этому поводу? Мнения экспертов здесь расходятся. Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн», настроен не очень оптимистично: «В настоящее время законодательная база юридической значимости электронного документа проработана крайне мало. Например, до сих пор нет закона об «электронном документе», новый (более реалистичный) закон об ЭЦП еще не приобрел достаточной практики использования. О стандартах (аналогичных MoReq) тем более говорить не приходится. Мы, как и другие разработчики, пока ориентируемся на сложившиеся практики использования электронных документов и учитываем опыт западных стран при планировании развития системы».

Так все-таки исчезнет бумага из госучреждений?

Пока юристы спорят и доводят «до ума» тексты нормативных документов, практики рынка обсуждают некоторые последствия уже введенных и планируемых к принятию в будущем актов. Например, активизация усилий по построению СЭД в госучреждениях может напрямую затронуть бизнес-производителей и дистрибуторов периферийного оборудования, расходных материалов и офисной бумаги.

Так, на вопрос «когда все-таки исчезнет бумага из госучреждений?», Сергей Курьянов, директор по стратегическому развитию компании «ДоксВижн», ответил достаточно категорично:  «Уже исчезает. Но это постепенный процесс. Целью является не спасти дерево, а обеспечить управляемость и эффективность госуслуг. Безбумажность – это индикатор уровня автоматизации, не более».

Согласен с ним и Олег Грешнев: «На мой взгляд, в ближайшем будущем вряд ли произойдет полный отказ от бумажных документов. Это связано как с соображениями безопасности и требованиями к срокам хранения, так и с необходимостью внесения изменений в нормативную базу и регламенты деятельности. Тем не менее, существенная часть документов может быть переведена в электронную форму уже в ближайшее время».

От себя добавим, что многое в этом вопросе зависит и от того, кто или что будет конечным потребителем документов. Пока в большинстве случаев – это человек, а, значит, будет и бумага с красиво напечатанным на ней текстом. Когда же степень автоматизации дойдет до некоего критического уровня, то  станут востребованы машиноориентированные (M2M) электронные форматы протоколов, например, XML или OWL.

Немаловажно и то, будут ли чиновники использовать на практике СЭД или реальная деятельность будет по-прежнему вестись на бумаге. Председатель Совета директоров компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимир Баласанян, считает:  «Программа «Информационное общество» заявляет требование работы руководителей в информационных системах. В программе оно формально не выделено, но игнорировать его невозможно. Если первые лица не будут использовать  СЭД, и им продолжат докладывать документы на бумаге, то исказится смысл и дух программы. Безусловно, для реализации этого требования необходимо создать адекватные инструменты для работы руководителей. Речь идет о современных мобильных устройствах, допускающих работу в режимах онлайн и офлайн, эргономичных интерфейсах с учетом возможных сценариев работы руководителей с информационными ресурсами, которые существенно отличаются от сценариев работы исполнителей».

Менеджер по продукции  «APT Дистрибьюшен» Александр Голощапов подводит итог под дискуссией: «Этот вопрос  о бумаге задают уже не первое десятилетие. Вопрос сродни «когда же исчезнут бумажные деньги». Роль СЭД, безусловно, растет. Тем не менее, существует и еще долго будет оставаться в силе целый ряд законов и подзаконных актов, регламентирующих существование и хранение документов на бумажном носителе».

По мнению эксперта, существенными причинами того, что бумага будет востребована, являются две. Во-первых, бумажный документ проще создать, внести в него правки. Для этого не нужно электричество, интернет и т.д. Кроме того, он мобилен, легко редактируем и надежно уничтожаем. Мало того, он прост, а простота не оставляет поля деятельности для скрытых и непонятных манипуляций.

Во-вторых, бумажный документ сложнее поддается полностью идентичному копированию (опять же без дорогостоящих и сложных средств защиты данных), а значит, как не парадоксально, он лучше защищен.

Экономичность или эффективность

Завершая анализ современного состояния дел с внедрением СЭД в органах государственной власти, необходимо остановиться на том, как определить эффект от их внедрения.

«Мы с Вами хорошо понимаем, что любая новация требует инвестиций, следовательно, всегда необходимо понимать, насколько целесообразно выделенные деньги будут использоваться и когда эти вложения смогут окупиться. Понятно также, что рабочие процессы в государственных органах не ориентированы на создание добавочной стоимости, как в промышленности, следовательно, в этом случае оценка экономического эффекта может быть достаточно проблематичной», - считает Александр Бейдер.

Трудно ожидать, что экономический эффект будет получен только за счет повышения производительности труда сотрудников аппарата или из-за экономии бумаги.

«Тонер стоит копейки, а вот аренда площадей и вообще организация хранения бумажных документов – действительно важная статься расходов. Но куда важнее учитывать риски, связанные с потерей информации и нарушением норм и правил обработки информации. Это важнейший методологический вопрос, и его обсуждение не укладывается в две или даже три научно-популярные статьи», - заключает эксперт.

Как уже отмечалось выше, СЭД помогает еще и в таком вопросе, как увеличение скорости обработки документов, а, значит, и в повышении производительности труда.

Олег Грешнев делится своим опытом: «Ключевым показателем эффективности органа государственной власти является своевременное исполнение поручений и подготовка документов. Практика Digital Design показывает, что по итогам внедрения СЭД удается существенно (в разы) сократить число просроченных поручений и контрольных документов, а также повысить качество подготовки документов. Ключевым фактором здесь является сокращение времени доставки документа до конечного исполнителя, а также повышение прозрачности процесса подготовки документов во исполнение».

Понятно, что о масштабном эффекте можно будет говорить позже, когда будет автоматизировано большинство контуров деятельности ведомств, налажен межведомственный оборот и запущены электронные архивы. Но, вероятно, на сегодняшний день наиболее актуальна  разработка ведомственных Перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться исключительно в форме электронных документов.