Обзор "ИТ в органах госвласти России" подготовлен

Тенденции развития систем управления документами

За последние несколько лет в подходах к управлению электронными документами произошли определенные изменения. Динамичное изменение рыночной ориентации разработчиков систем электронного документооборота (СЭД) стало в порядке вещей, а традиционные поставщики СЭД пересматривают взгляды на свое место на рынке.

Одним из важнейших ресурсов современной организации является информация, в качестве носителя которой наиболее часто выступают документы. Все виды деятельности организации выражаются посредством тех или иных документов: приказов, служебных записок, договоров, счетов, накладных, чертежей, комплектов проектной документации, личных дел сотрудников и т.д.

Схема электронного документооборота в организации

Источник: РБК СОФТ

Документы выступают движущей силой в различных процессах происходящих внутри организации, обеспечивают взаимодействие структурных подразделений и отдельных сотрудников. Они являются причиной организационных изменений, а также служат для выполнения простых ежедневных операций. Поскольку документы присутствуют практически во всех сферах деятельности ведомства, от эффективности работы с ними напрямую зависит  эффективность всей его деятельности.

Эволюция систем управления документами

За последние несколько лет в СЭД произошли определенные технологические изменения. На смену СЭД с двухзвенной архитектурой типа "клиент-сервер" пришли системы с трехзвенной архитектурой. Такие системы гораздо проще интегрировать с другими приложениями через API-интерфейс. Другим заметным изменением является упрощение процесса управлением документами.

Технический директор РБК СОФТ Кругляков Роман отмечает следующие предпосылки в развитии СЭД:

• применение методов анализа «тональности», «модальности»;
• изучение корреляций между различными документами;
• применение алгоритмов анализа, базирующихся на популярных управленческих концепциях.

Развитие систем электронного документооборота

Источник: РБК СОФТ

В целом же основными тенденциями развития мирового рынка СЭД являются:

• Интеграция СЭД с различными приложениями. При этом сама интеграция будет происходить как через API, так и через Web-сервисы на основе связи через XML-сообщения. Причем последний способ приобретает всю большую популярность.
• Устойчивый спрос на системы управления выводом (output management systems — OMS).
• Совместная разработка отраслевых стандартов.
• Интеграция СЭД с интернет-приложениями.

Последствия быстрого изменения ситуации на рынке

Традиционные поставщики СЭД пересматривают сейчас взгляды на свое место на рынке. Одни компании начали выпускать решения для вертикальных рынков, другие продолжают развивать ядро своих систем и предлагать другим разработчикам ПО встраивать его в их продукты, третьи занялись разработкой промежуточного ПО, обеспечивающего интеграцию различных приложений (систем бухгалтерского учета, различных MRP/ERP-систем, САD-систем и др.). Ряд известных производителей СЭД может вернуться обратно в вертикальные нишевые рынки. Другие вендоры будут расширять функциональность своих систем, распространяя ее на интернет.

Производители СЭД по итогам 2004 г.

Источник: Gartner
Completeness of vision ~Полнота охвата
Ability to execute ~ Простота внедрения

Динамичное изменение рыночной ориентации разработчиков СЭД стало в порядке вещей. Например, Documentum, внедрением продуктов которой на российском рынке занимается компания «РБК СОФТ», начинала как компания, разрабатывающая системы управления документами, затем она превратилась в фирму, создающую системы управления знаниями, а затем и системы управления. И все эти метаморфозы произошли в течение всего лишь 18 месяцев.

Следует заметить, что сам термин "управление документами" сейчас можно найти на сайтах лишь немногих производителей СЭД. Но, как бы ни назывались эти системы управления документами, знаниями или содержимым, их главной задачей осталось решение проблем управления критически важной корпоративной и ведомственной информацией.

Как отмечают аналитики, представленные на российском рынке системы не охватывают всех возможных ниш рынка. На рынке мало систем, которые полностью бы учитывали отечественную управленческую структуру, а также финансовые реалии. Увеличение количества предлагаемых систем и их позиционирование в определенные ниши только подтолкнут развитие рынка. На данный момент большинство систем ориентированы на крупный бизнес и государственные учреждения и фактически при внедрении на каждый объект часто довольно сильно переделываются.

Виталий Шакуров / CNews