Обзор подготовлен при поддержке

Улучшаем чиновника: что может СЭД

Одной из ключевых функций госорганов как в России, так и за рубежом является предоставление услуг гражданам, бизнесу и услуг одних ведомств другим. При этом процесс предоставления услуги предполагается максимально интегрировать и перевести в электронную форму. Для этого необходимо внедрять в практику работы системы электронного документооборота (СЭД), так как большую ее часть (свыше 70%) пока составляет работа с различными документами. Кроме того, необходимо решать вопросы обмена документами и информацией между ведомствами. Автоматизация этих наиболее ресурсо- и трудоемких направлений деятельности органов государственной власти способна повысить эффективность работы в разы.

Активно идущий в последние годы в России процесс по совершенствованию административной структуры государства и работы органов госуправления поставил много вопросов, связанных с увеличением эффективности их работы. Анализ, проведенный экспертными группами¹, показал, что в ведомствах основной является работа с разными видами документов.

Такая ситуация характерна не только для нашей страны. По данным федерального правительства Германии, 73% от общего числа услуг госорганов составляют проведение процедур обработки различных заявлений, предоставление общей и специализированной информации и оказание содействия и помощи. Все эти действия всегда связаны с заполнением большого числа документов, поэтому на первый план выходит проблема документооборота и взаимоотношений между различными властными структурами.

Перевод документооборота в электронную форму и автоматизация процессов обмена информацией и документами имеет множество преимуществ, и этот факт все больше осознается в госорганах.

Преимущества внедрения СЭД

Широко известно, что именно повышение эффективности и прозрачности работы органов государственной власти в настоящее время являются первостепенными задачами. Активное внедрение СЭД, прежде всего, связано с тем, что данные системы позволяют более эффективно управлять работой: выстраивать четкую схему прохождения документов, распределять ответственность и контролировать процесс исполнения задач и пр.

Данные компании Siemens Business Services указывают на то, что применение СЭД позволяет организациям увеличить производительность труда на 20–25% и уменьшить затраты на хранение документов на 80%. В то же время при «бумажном» документообороте около 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, а 6% документов безвозвратно теряются. Это становится очевидным, если обратить внимание на следующие цифры:²

• «Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.
• В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно. Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу.

• увеличение эффективности обмена данными между одельными подразделениями и филиалами с возможностью коллективной работы над документами;
• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• улучшение контроля над исполнением документов;
• повышение уровня безопасности данных на всех этапах обработки информации;
• повышение сохранности документов;
• повышение удобства их хранения.

При значительном документообороте, что характерно для большинства органов государственной власти, эффект от внедрения СЭД может даже превышать приведенные выше оценки, характерные и рассчитываемые для среднего предприятия.

Какими базовыми возможностями располагают современные СЭД? Большинство из них являются комплексными автоматизированными системами, позволяющими максимально соблюдать правила и приемы бумажного делопроизводства. При этом они нацелены на надежное совмещение традиционных и современных технологий с особым акцентом на электронные компоненты. Структуру СЭД достаточно наглядно можно представить следующим образом.

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы³

В качестве примера можно привести комплексное решение по электронному документообороту компании Documentum, внедренное РБК СОФТ в ряде компаний. Эта платформа обладает развитой функциональностью и широким спектром возможностей, в то же время систему можно дополнять и расширять за счет подключения специализированных сервисов.

Среди таких сервисов наиболее часто используются централизованное хранение и обработка документации, возможность коллективной работы с данными, мощный поисковый механизм, обеспечение повышенных требований к безопасности информации. На основе платформы Documentum специалисты РБК СОФТ также разрабатывают электронные библиотеки для хранения е-документов и е-книг, с возможностью учета бумажной литературы по принципу обычной библиотеки.

Такое решение позволяет управлять полным жизненным циклом информации: от сканирования бумажных документов и подготовки новых в электроном виде, до создания архива и резервного копирования на различные носители. Кроме того, имеется возможность координации с требованиями регламентов хранения документов - многие из них должны быть доступны в течение определенного количества лет и лишь затем сняты с хранения и удалены из хранилища.

Источник: РБК СОФТ⁴

Основное достоинство современных систем электронного документооборота состоит в том, что они позволяют автоматизировать самые трудоемкие рабочие операции:

• сканирование и распознавание бумажных документов. Процесс произвоится с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;
• организация эффективной процедуры принятия решения по документу (автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения с маршрутизацией пересылки) и действенного контроля его исполнения (сроки рассмотрения и так далее).

Достаточно важным является изменение характера труда сотрудников, которых СЭД избавляет от рутинной работы. Снижается доля ручного труда, основные часто повторяющиеся операции выполняются в автоматическом режиме, повышается производительность.

При этом высвобождаются квалифицированные кадры, которые могут сосредоточиться на профессионально важной деятельности (улучшается качество работы с проектами, взаимодействие с населением, другими ведомствами и т.д.). У руководителей появляются новые возможности анализа деятельности подразделений, средства подготовки сводных и аналитических отчетов.

Доступны также другие возможности:

• создание проектов электронных документов («исполнение» резолюций или разработка инициативных проектов) и автоматическая регистрация электронных документов, возникших в результате утверждения проектов;
• регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;
• прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;
• хорошо организованный полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;
• ведение полноценного электронного архива, позволяющего применять строгие правила работы с электронными документами: обязательное хранение всех версий документов с информацией об изменениях, авторах и датах внесения изменений; обязательства по срокам хранения документов.

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы³

В ходе работы над проектом возможно разграничить права доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа и предоставить каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) свой личный «кабинет», чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции.

Организуется рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по «кабинетам» должностных лиц), а также отправка по e-mail электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью криптографических (в том числе встроенных) средств.

За счет оптимизации документооборота, стандартизации первичного учета документов и последовательной автоматизации обработки информации улучшается делопроизводство в организации. Упрощается доступ сотрудников к информации и уменьшаются временные затраты на ее поиск в базах данных. Как следствие этого, значительно снижаются расходы на ведение дел, повышается эффективность использования выделяемых бюджетных средств.

Источник: ИТЦ ФХУ Мэрии Москвы³

На всех уровнях государственной власти в России порядка 400 тысяч госслужащих занято обработкой документов граждан. Внедрение систем автоматизированной обработки данных позволяет сэкономить значительный объем государственных денег, выделяемых на эти цели.

Все перечисленные преимущества и то, что большинство современных СЭД построено с использованием принципов сервис-ориентированной архитектуры, делает их максимально пригодными для построения интегрированной системы электронного документооборота между ведомствами. Последнее позволяет структурам власти вписываться в рамки федеральной целевой программы «Электронная Россия» и объясняет значительный спрос со стороны государственных органов на системы электронного документооборота.

Александр Чачава, Илья Кошелев / CNews Analytics

Борис Бобровников: ИТ-проекты, один раз начавшись, не заканчиваются никогда

О тенденциях на рынке информатизации органов государственной власти, использовании ИТ в госструктурах и специфике работы с ними рассказал CNews Борис Бобровников, генеральный директор компании КРОК

Борис Бобровников: Тенденции, как всегда, были противоречивы. С одной стороны, государство нас заметило: министерство по информационным технологиям и связи, президент начали говорить о роли информационных технологий в обществе. Это знаковое событие, с моей точки зрения, является и самым достойным событием последних лет в нашей стране.

С другой стороны, административная реформа в некоторых случаях привела к тому, что ряд государственных заказчиков приостановил свои работы по тем или иным направлениям ИТ или, во всяком случае, потерял темп. У меня есть предположение, что в текущем году это досадное упущение будет навёрстываться.

Это и есть основные тенденции 2004 года.

Борис Бобровников: Могу констатировать следующее. Во-первых, Мининформсвязи достаточно взвешенно подошло к формированию концептуальных документов, в создании которых принимал участие широкий круг специалистов, в том числе представители крупнейших ИТ-компаний. Соответственно, итоговые документы получились такие же взвешенные и правильные. Если по каким-то причинам они совпадают с американской моделью, — то это, наверное, неплохо для американцев. Хотя, с моей точки зрения, особой роли это предполагаемое сходство не играет. Поэтому говорить о совпадении можно весьма условно, но есть абсолютная убеждённость в том, что никто не преследовал целью копировать чей-то опыт.

Полный текст интервью

Cтраницы:  1   2   3   4  следующая