Обзор подготовлен при поддержке

Переход на СЭД набирает обороты

Cтраницы: предыдущая   1   2   3   4  следующая

В настоящее время практически все федеральные министерства и ведомства в большей или меньшей степени используют автоматизированные системы электронного документооборота. СЭД обеспечивают ведение централизованного учета и регистрации всех входящих и исходящих документов, результатов их исполнения, а также перевода и хранения в электронном виде.

Достигнутое к настоящему времени в министерствах и ведомствах положение дел – значительный шаг вперед по сравнению с 2003 г., когда СЭД работали только в 67% федеральных госструктур, согласно исследованию Минсвязи РФ (сентябрь 2003 г.).

В ведомствах, где основная часть рабочего времени уходит на рутинные операции с информацией, значительный эффект дает внедрение автоматизированных систем сбора и обработки данных. Например, в ФНС России объем информации, поступающей от юридических лиц и вводимой в учетные системы Министерства, составляет около 800 млн. листов в год, и трудозатраты на ввод данных оцениваются в 3,2 млн. человеко-дней.

По экспертным оценкам, происходящий в течение последних нескольких лет процесс автоматизации сбора и учета налоговых поступлений приведет к 50%-ному сокращению трудозатрат на ввод данных, что в целом позволит высвободить для более продуктивной деятельности свыше 1,5 млн. человеко-дней.

ФОГВ – федеральный орган государственной власти

Источник: Мининформсвязи РФ

Александр Мираков: «Автоматизация документооборота в органах госвласти – проблема масштаба всей страны» Внедрение систем электронного документооборота в работу органов государственной власти и коммерческих компаний комментирует Александр Мираков, директор проектов компании РБК СОФТ. Александр Мираков: Проблема автоматизации документооборота для нашей страны чрезвычайно актуальна, причем по нескольким причинам. С одной стороны, сравнительно небольшой процент отечественных организаций – как коммерческих, так и государственных – может похвастаться наличием удобной работающей системы, которой ежедневно пользуются сотрудники. С другой стороны, объем информации, с которым приходится работать предприятию, ежегодно растет, принципы работы и бизнес-процессы становятся все сложнее. Поэтому автоматизация работы с информацией (частным случаем которой является автоматизация документооборота) – одна из самых актуальных тем. Системы электронного документооборота востребованы сегодня везде – и в коммерческих структурах, и в государственных. С точки зрения управления документами, и те, и другие сталкиваются с одинаковыми проблемами. При этом в крупных государственных организациях проблема порой стоит более остро, т.к. масштаб деятельности ведомства – вся страна. В работе с государственными органами присутствует, естественно, своя специфика: здесь заметно дольше происходят процессы согласования и утверждения решений, различные перемены воспринимаются достаточно трудно и долго, сотрудники менее мотивированы. Однако не все госпредприятия одинаковы: каждая организация в своем роде уникальна, потому проект внедрения будет иметь исключительно свои особенности при реализации. Вместе с тем, все проблемы по реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором – недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы – это, в первую очередь, необходимость инвестиций, при этом экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. В связи с этим может возникать целый набор финансовых рисков, которые способны поставить под угрозу успех проекта. Среди технических проблем при реализации я бы назвал следующие: отсутствие устойчивых каналов передачи данных, что особенно актуально для территориально-распределенных объектов, устаревшее аппаратное обеспечение (с этим мы постоянно сталкиваемся в госструктурах), сложности интеграции с существующими системами, необходимость миграции уже существующих данных. Наша компания автоматизирует документооборот на платформе компании Documentum, выбор которой в качестве партнера обусловлен, в первую очередь, тем, что платформа обладает очень интересной функциональностью и широким спектром возможностей, кроме того компания – мировой лидер в области так называемых систем управления информационным содержанием организаций. CNews.ru: Спасибо.

В ряде министерств, преимущественно финансово-экономического блока, СЭД используются как в центральном аппарате, так и в территориальных подразделениях.

Примером может служить Федеральная таможенная служба России (ФТС России). К настоящему времени 15 таможенных постов уже перешли на оформление таможенных деклараций, поданных в электронном виде. К концу 2005 г. на работу с электронными декларациями планируется перевести еще 56 постов. Эти нововведения способствовали тому, что более 98% грузовых таможенных деклараций оформлялись в предусмотренные Таможенным кодексом 3 дня и около 92% – за один день.

Кроме того, в ФТС России успешно функционирует АС «Авто-Транспорт». Она обеспечивает сбор, проверку, хранение, передачу и контроль сведений о таможенном оформлении и таможенном контроле автомототранспортных средств и других видов самоходной техники, подлежащих государственной регистрации на территории РФ. В том числе – оперативное информирование о проведении предварительных операций, основного таможенного оформления и таможенного контроля указанной категории товаров.

Система позволяет проводить анализ данных и принимать соответствующие управленческие решения. В любой момент по запросу предоставляется информация о присутствии на таможенной территории РФ конкретного транспортного средства и его статусе, зависящем от цели ввоза этого средства на таможенную территорию РФ. АС работает в реальном времени с 39 таможнями и 694 таможенными постами, расположенными по всей территории России.

Так же в качестве примера можно назвать Государственную Думу ФС РФ, где с 2000 г. работает Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). Она обеспечивает регистрацию и учет внешних и внутренних документов Госдумы, регистрацию всей исходящей корреспонденции, комплексную автоматизированную работу с документами.

Общее число документов, обрабатываемых системой за год превышает 140 000. Также в Думе внедрены в эксплуатацию автоматизированные ИС бухгалтерии, планово-экономического учета и кадрового делопроизводства.

В настоящее время одним из наиболее информатизированных и подготовленным в технологическом плане в сфере применения СЭД является Минэкономразвития РФ, где в 2005 г. весь внутренний документооборот осуществляется только в электронной форме с использованием цифровой подписи.

Именно благодаря этому министерство справляется с изменившимися нагрузками на персонал, возникшими из-за проходящей административной реформы, отмечает его глава Герман Греф. «Сейчас в министерстве, в отличие от 2003 г., не 58, а 17 департаментов. Организационное руководство обеспечивают вместе с министром не 18, как ранее, а лишь два заместителя, – отметил г-н Греф на заседании коллегии министерства. – Нагрузка на замминистра возросла, как минимум, в пять раз». По его словам, если в 2003 г. количество проектной корреспонденции, рассматриваемой министром и его заместителями, составляло порядка 4 тыс. единиц по входящей и 1,5 тыс. по исходящей корреспонденции, то теперь эта цифра достигла почти 21 тыс. по входящей и 7,5 тыс. по исходящей. Внедрение СЭД помогает эффективно выполнять работу и распределять нагрузку.

В министерстве работают не только «электронная бухгалтерия» и «электронные кадры», но также созданы система лицензирования внешнеторговой деятельности и портал управления проектами. «Электронное лиценизирование» начнет функционировать в начале следующего года, а через портал в настоящее время ведется работа с подрядчиками по госзаказам.

Одним из последних начат проект по созданию для Казначейства России единой защищенной СЭД, обеспечивающей документооборот как между структурными подразделениями Федерального Казначейства, так и с контрагентами – бюджетными учреждениями, главными распорядителями и администраторами поступлений.

Автоматизированные рабочие места СЭД будут установлены в финансовых органах субъектов и муниципальных образований РФ для организации обмена информацией при исполнении бюджетов всех уровней органами Федерального казначейства.

Среди органов государственной власти, где функционирует электронный документооборот, можно отметить Совет Федерации ФС РФ, Конституционный Суд, Счетную Палату, Администрацию Президента РФ и Аппарат Правительства РФ, а также многие другие.

В подавляющем большинстве министерств и ведомств, использующих СЭД, последние позволяют обеспечить прохождение документов до отдельного структурного подразделения или подведомственной организации. В электронной форме ведется учет и контроль своевременности их рассмотрения и исполнения. Все применяемые системы электронного документооборота поддерживают базовые функции управления правами доступа к документам на уровне конкретных пользователей, в них имеются средства защиты информации.

Также развивается защищенная система межведомственного электронного документооборота органов власти РФ. Она обеспечивает возможность обмена документами, содержащими сведения, которые составляют государственную тайну. Основной при построении системы послужила защищенная информационно-коммуникационная среда.

Системой предоставляется весь спектр услуг, необходимых для информационного взаимодействия между структурами власти и их подразделениями (электронная почта со средствами защиты информации; возможности сбора и доставки информации). В настоящее время работы по подключению к системе выполнены почти для двух десятков организаций. Все остальные органы госвласти планируется подключить к этой системе в дальнейшем.

Александр Чачава, Илья Кошелев / Cnews Analytics

Cтраницы: предыдущая   1   2   3   4  следующая