Екатерина Зеленова:

Выбрали систему, у которой есть удачные примеры отраслевых внедрений

Начальник управления документооборота и контроля компании "Русгидро" Екатерина Зеленова оценила достоинства и недостатки российских и зарубежных CЭД. "Русгидро" предпочла иностранную разработку.

.

CNews: Как автоматизация документооборота помогает компании "Русгидро" решать  стратегические задачи?

Екатерина Зеленова: Группа "Русгидро" – один из крупнейших российских энергетических холдингов, объединяющий более 70 объектов возобновляемой энергетики в РФ и за рубежом. Установленная мощность электростанций, входящих в состав "Русгидро", составляет 35,2 ГВт, включая мощности "РАО Энергетические системы Востока". Суммарная тепловая мощность – 16 168 Гкал/час. "Русгидро" – лидер в производстве энергии на основе возобновляемых источников, развивающий генерацию на основе энергии водных потоков, морских приливов, ветра и геотермальной энергии.

Среди стратегических задач компании – обеспечение надежного и безопасного функционирования объектов "Русгидро". Мы осознаем свою социальную ответственность как производителя необходимой обществу электроэнергии. Обеспечение надежного и безопасного для общества и окружающей среды функционирования оборудования и гидротехнических сооружений с учетом экономической обоснованности средств, направляемых на минимизацию рисков и снижение возможного ущерба, является одной из ключевых стратегических целей.

Среди приоритетов увеличение доли возобновляемых источников энергии (ВИЭ) в энергобалансе. Мы стремимся занять лидирующие позиции по использованию ВИЭ внутри страны. Достижение этой цели обеспечивается за счет ввода новых генерирующих мощностей, а также за счет увеличения потребления "чистой" энергии, производимой на мощностях компании, с одновременным повышением энергоэффективности.

Также среди стратегических задач компании повышении капитализации в интересах государства, акционеров, общества и сотрудников.

Автоматизация всех бизнес-процессов компании играет значительную роль, СЭД является тому подтверждением, так как электронный документооборот уже стал инструментом принятия управленческих решений в компании.

CNews: Когда стартовал проект по внедрению ECM?

Екатерина Зеленова:  Старт проекта относится к 2008–2009 годам, к опытно-промышленной эксплуатации СЭД мы приступили в начале 2009 года. Сейчас реализуется программа развития КСД (комплексная система документооборота). Основная работа заключается в тиражировании "до последнего пользователя" в 20-ти филиалах и более чем в 50-ти ДЗО/ВЗО.

Чтобы повысить качество функционирования СЭД, мы внедряем систему мониторинга работы, модули администрирования, а также интегрируем СЭД со смежными системами компании. Происходит оптимизация функциональности СЭД путем подключения новых бизнес-процессов, модернизации текущих процессов, осуществляется переход на новую версию платформы. Как итог, к концу 2012 года мы планируем ввести КСД в промышленную эксплуатацию.

CNews: Сколько пользователей уже подключено к системе? Какие планы по подключениям на конец 2012-го, 2013 годов?

Екатерина Зеленова: Сейчас у нас около 900 пользователей, до конца 2012 года их количество должно увеличиться до 2000, как минимум.

CNews: Почему в качестве системы электронного документооборота была выбрана платформа Documentum?

Екатерина Зеленова: На выбор повлияло множество факторов: возможность тиражирования, наличие единой базы данных и единого хранилища, гибкая система настройки, возможность обновления/модернизации системы и интеграции с корпоративным ИТ системами, наличие инструментов контроля деятельности ДЗО в области корпоративного управления, возможность одновременной работы пользователей в системе.

В пользу Documentum говорит то, что на этой платформе реализованы системы электронного документооборота в других крупных энергетических компаниях: "Холдинг МРСК" (в том числе все РСК), "ИНТЕР РАО ЕЭС", ТГК-9, "ФСК ЕЭС", в госкорпорации "Росатом".

Мы рассматривали как зарубежные системы электронного документооборота, так и отечественные СЭД. Все зарубежные продукты отличаются высокой стоимостью лицензий и малым количеством реализованных в России проектов. Отчасти поэтому выбор пал на Documentum, у которого есть удачные примеры внедрений.

Что касается отечественных СЭД, то они ориентированы, прежде всего, на средние и малые задачи. К минусам российских продуктов можно отнести низкую масштабируемость и отсутствие поддержки многоплатформенности (тиражирование), слабую функциональность хранилища электронных документов (хранение карточек, но не контента). Для отечественных СЭД характерны проблемы при интеграции с другими программными платформами.

CNews: Насколько важно разработать единые регламенты перед внедрением ECM?

Екатерина Зеленова: Для реализации любого ИТ-проекта необходима поддержка руководства организации и постановка конкретной цели. Регламентация просто необходима, она первична, автоматизация – это средство/инструмент реализации.

Из-за встречи с "неизведанным" может начаться сопротивление работников. Ключ для старта и успешной работы СЭД – адаптация пользователей, причем различными методами: обучение, консультационная поддержка, наращивание компетенции на площадке, бережное отношение к предложениям пользователей, к проблемам, с которыми они сталкиваются, в целом повышение качества поддержки и сопровождения системы.

CNews: Какие сложности возникли при интеграции системы документооборота с другими программными платформами и как эти проблемы решались?

Екатерина Зеленова: Основная сложность – собрать все заинтересованные в процессе стороны, не упустить логику процесса, рассмотрев все возможные связки, пересечения и текущую автоматизацию этих процессов, во избежание дублирования и, соответственно, искусственной загрузки пользователей по вводу данных.

CNews: На какой инфраструктуре работает система ECM? Планируете ли вы использовать облака?

Екатерина Зеленова: КСД использует базовую инфраструктуру компании, например распределенные вычислительные мощности. С точки зрения технологии хранения распределенная система КСД является облачной.

CNews: В какие сроки будет внедрена ЭЦП? Какие преимущества дает эта технология и что мешает ее внедрению?

Екатерина Зеленова: Внедрение ЭЦП в компании планируется, и в части СЭД она также предусмотрена. Я считаю, что основная сложность вызвана необходимостью детализированной регламентации процесса и создания удостоверяющего центра. Есть мнение, что реализация ЭЦП в СЭД не настолько широка. Но в качестве пилотного проекта ее, безусловно, стоит рассматривать, так как именно СЭД – система, которую в постоянном режиме использует  большая целевая аудитория.

CNews: Какие статьи расходов оказались наиболее затратными? Рассчитан ли срок окупаемости?

Екатерина Зеленова: Внедрение СЭД – это затратный проект, окупаемость которого исчисляется  годами. Основные расходы идут на лицензионное программное обеспечение.

CNews: Ощущаете ли вы экономический эффект от внедрения ECM-системы? Когда проект начнет окупаться?

Екатерина Зеленова: Безусловно, мы видим эффект от внедрения СЭД, но пока он, прежде всего, выражается в повышении качества организации и осуществления деятельности компании, оперативности принятия управленческих решений. Экономический эффект связан с сокращением трудозатрат.

CNews: Спасибо.