Порталы, мобильность и SaaS: тренды документооборота

Развитие систем электронного документооборота происходит под влиянием высокого уровня конкуренции в отрасли и появления новых технологий. Среди основных трендов этого рынка переход к портальным и мобильным решениям, а также развитие направления SaaS.

С увеличением объема информации, циркулирующей в корпоративной среде, возникла необходимость замены традиционного бумажного документооборота на более совершенный - безбумажный. Потребность в более эффективной технологии управления повлекла за собой создание систем электронного документооборота (СЭД).

Практика автоматизации документооборота в России насчитывает уже более 20 лет. За это время рынок СЭД эволюционировал от различных самописных систем до масштабных многофункциональных платформ. На нем есть типовые и специализированные решения, стандарты де-факто (а в последние годы происходят попытки определения также официальных стандартов). Достаточно высокий уровень конкуренции и появление технологий, влияющих на ожидания пользователей, формируют новые направления развития документооборота в течение нескольких последних лет.

Системы электронного документооборота, в первую очередь, преследовали цель формализации сложившихся на практике делопроизводственных процессов. В дальнейшем появилась возможность унифицировать формы документов и маршруты их движения, регламенты, структурировать  и контролировать информационные потоки предприятия, изменять и оптимизировать бизнес-процессы.

Портал в новый мир

В настоящее время потребности пользователей, информационная культура которых значительно выросла, диктуют новый подход. Формализация выходит за пределы СЭД и захватывает смежные с документооборотом области. Одним из проявлений такого слияния является интеграция систем электронного документооборота с портальными технологиями. По опыту Digital Design, уже сейчас подобные решения востребованы на рынке, и спрос на них будет расти. Документооборот в компаниях охватывает все большее количество сотрудников, что постепенно размывает границы между классическим делопроизводством и внутренними бизнес-процессами компании. Портал является информационно-коммуникативным пространством, объединяющим в себе все эти сферы. Система электронного документооборота, в свою очередь, предоставляет единое структурированное хранилище данных и широкие возможности по моделированию различных бизнес-процессов.

Интерфейсы СЭД за время их существования не изменились принципиально – как у крупных, так и у мелких вендоров. Сейчас при сравнении нескольких систем электронного документооборота корпоративного уровня вряд ли наберется много существенных отличий в способах визуализации и представления информации. Более того, даже появление новых технологий до последнего времени мало сказывалось на внешнем виде систем. Когда-то это было последнее слово в проектировании пользовательских интерфейсов, полностью отражающее концепцию СЭД: понимание электронного документа как отражения его бумажной копии, состоящего из набора атрибутов и файлов и меняющего свое состояние в соответствии с жизненным циклом и заданным маршрутом.

Следует признать, что одна из основных проблем существующих пользовательских интерфейсов, а именно их перегруженность элементами управления, до сих пор не решена успешно ни одним из производителей СЭД. Однако сейчас одновременно происходят два интересных процесса. С одной стороны, идет смена парадигмы работы с документом, когда электронная, а не бумажная копия становится наиболее часто используемой. С другой стороны, наблюдается значительное ужесточение требований пользователей к удобству интерфейсов, связанное, в том числе, и с революционным воздействием технологий компании Apple и общим повышением опытности пользователей.

В связи с этим все более популярной становится идея персонализированных рабочих мест, которые предоставляют пользователю быстрый доступ к набору наиболее часто используемых функций  и документов. Эта концепция находила отражение в различных решениях на платформах СЭД, но в полной мере стала реализовываться с распространением интеграции систем электронного документооборота с порталами. Такое персонализированное рабочее место также позволяет перевести в виртуальную среду неформальные процессы, периодически предшествующие началу официальных маршрутов движения документов. На предварительной стадии работы с документом автоматизация этих процессов способствует их ускорению и дает возможностьисключить параллельную работу с бумажными копиями документов.

Документооборот на портале сейчас внедряется не только в крупном бизнесе, но и в среднем, и малом. Само собой, компании SMB-сектора имеют меньшие бюджеты на внедрение таких продуктов. Поэтому чаще всего  их заинтересованность сводится к тому, чтобы разворачиваемое решение поддерживало возможность дальнейшего самостоятельного развития внутри компании.

Все свое ношу с собой

Еще одним трендом специалисты Digital Design называют мобильный документооборот. За последний год значительно увеличилась популярность планшетов, что, в свою очередь, оказало сильное влияние на развитие электронного документооборота. Популяризация этих устройств началась ближе к концу 2010 г., спустя несколько месяцев после выпуска iPad.

Основные преимущества планшета перед традиционным ПК или ноутбуком заключаются, в первую очередь, именно в мобильности. Априори она подразумевает ограниченный функционал. Поскольку основными корпоративными пользователями планшетов являются руководители, а они – лица, принимающие решения, очевидно, что им работать с полнофункциональной СЭД нет надобности. Для принятия управленческих решений достаточно лишь нескольких функций. Таким образом, интерес руководителей к работе с электронным документооборотом плавно преобразует планшет в автоматизированное мобильное рабочее место руководителя.

Поддерживая этот интерес, вендоры выпускают решения по организации системы электронного документооборота на мобильных платформах. Такое автоматизированное рабочее место руководителя представляет собой визуально и функционально оптимизированный интерфейс для работы с документами. Пользователь действует в интерактивной среде, видит отсканированные копии бумажных документов, расписывает резолюции, создает голосовые поручения, согласует и подписывает документы. При необходимости можно погружаться глубже – контролировать последующее исполнение поручений и просматривать отчеты по исполнительской дисциплине.

Сенсорный интерфейс управления позволяет максимально приблизиться к традиционной работе с бумажными версиями – например, накладывать рукописные резолюции, собственноручно вводить текст, ставить контекстные замечания. Мобильный клиент СЭД вовсе не обязательно должен иметь постоянное подключение к интернету, для полноценной работы достаточно всего лишь периодически синхронизировать планшет с серверами системы.

В последнее время вендоры стремятся продуктизировать мобильные клиенты систем электронного документооборота и выпускают их в виде коробочных решений, что встречает положительный отклик у заказчиков.

Облака, облака

Третьей тенденцией, проявившейся в прошлом году, стала реализация  решений СЭД, доступных через облачные технологии. Системы электронного документооборота по модели SaaS дают определенные преимущества. Потенциальный заказчик имеет возможность достаточно хорошо ознакомиться с той или иной СЭД, представленной в облаке, что поможет определиться с выбором системы. Также покупатель, используя облачное решение, тратит в большинстве случаев меньше средств, причем платит за фактически потребленный объем услуг. Чаще всего затраты являются периодической «арендной» платой за использование приложения, при этом заказчику не приходится заботиться о стоимости приобретенной платформы, ее дальнейшем развитии и т. д. Техническая поддержка также включена в цену услуги.

Уже сейчас производители СЭД постепенно начинают размещать свои системы, разработанные для использования в облаках, в ЦОД «Ростелекома». Прогнозируя развитие SaaS в сфере СЭД, можно определенно сказать, что со временем мы увидим все большее количество готовых решений, предназначенных для модели as a Service.

Потребление услуг СЭД из публичного облака более характерно для малого и среднего бизнеса. Для крупных компаний,с более жесткими стандартами безопасности (и большим возможным ущербом от их нарушения), скорее, больше подойдет разворачивание системы электронного документооборота в частном облаке. Особенно актуальным это может быть для организаций с развитой сетью представительств, обширной территориальной распределенностью.

Кроме того, СЭД в частном облаке может найти успешное применение в органах государственной власти. К сожалению, в настоящее время в муниципалитетах, например, ИТ-бюджет не очень велик, и ИТ-инфраструктура оставляет желать лучшего. Разворачивание системы электронного документооборота в частном облаке на базе регионального центра и потребление  ее сервисов подчиненными муниципальными органами госвласти  позволяет обойти эти проблемы и обеспечить единство автоматизации рабочих процессов – при соблюдении строгих стандартов безопасности.

Рассмотренные тенденции свидетельствуют о переходном периоде в развитии СЭД,  связанном,  во многом,  с увеличивающейся степенью информатизации всех сфер современного общества, а также с появлением новых пользовательских  устройств и информационных технологий вцелом. Развитие этих тенденций должно привести к значительному изменению облика СЭД в ближайшие 2-3 года.