CNews: Какие тенденции, на ваш взгляд, определяют сегодня развитие рынка СЭД и ECM-систем?

Андрей Гриб: Я бы выделил четыре ключевых тренда, которые сегодня определяют развитие российского рынка СЭД и ECM-систем. Все их мы стараемся учитывать при развитии продуктовой линейки «БОСС-Референт».

Первый тренд имеет достаточно объективный характер — происходит смещение фокуса корпоративной автоматизации с ERP на ECM-системы. Учетные функции у большинства компаний уже так или иначе решены, однако их автоматизация не закрывает всех потребностей бизнеса. Примерно 3/4 сведений организации – это неструктурированная информация, которая содержится в различных электронных документах. Это результат коллективного труда сотрудников, который необходимо учитывать при принятии решений. Поэтому для многих организаций на первое место выходит задача автоматизации работы с электронными документами, или, иначе говоря, обеспечения максимально эффективного управления корпоративной неструктурированной информацией и информационными потоками.

Во-вторых, объем неструктурированной информации в организациях весьма велик, а специфика ее такова, что возможностей традиционных СЭД оказывается недостаточно. Это стимулирует спрос на продукты более высокого уровня — ECM-системы. Такие решения предлагают более широкие функциональные возможности: поддержку классического, управленческого документооборота, обеспечение функции хранения документов, средства совместной работы, обязательную автоматизацию бизнес-процессов, и прочее.

Например, в настоящее время коммерческими организациями весьма востребована автоматизация бизнес-процессов, которые связаны с обработкой документов, но не относятся к традиционному документообороту. Приведу только пару примеров подобных задач, для которых компания «БОСС-Референт» сегодня готова предложить решения. Например, автоматизация работы централизованной бухгалтерии холдинга, когда создается единое хранилище финансовой первичной документации, настраиваются процессы внесения в него документов из филиалов холдинга и их обработки в одной точке. Или автоматизация производственного (промышленного) документооборота, которая предполагает документационную поддержку всего процесса производства, включая СМК — от поступления заказа до списания на склад готовой продукции.

Третья тенденция связана с активным переходом на предоставление государственных услуг в электронном виде. Она влечет за собой необходимость создания в органах власти СЭД, без которой оказывать услуги в электронном виде просто невозможно. Неудивительно, что сейчас спрос на СЭД со стороны госсектора высок. Однако СЭД не охватывают всех задач госструктур, поэтому следом возникнет (а где-то уже возник) спрос на решения уровня ECM.

И, наконец, еще одна тенденция, все ярче проявляющая себя, — рост требований со стороны заказчиков к эргономике пользовательских интерфейсов. Если проанализировать лидирующие на российском рынке системы электронного документооборота, то становится понятно, что функционально они примерно равны. В такой ситуации заказчику становится далеко не безразлично, в какой визуальной среде, попросту в каком интерфейсе будет работать его персонал и, что самое важное, руководство организации. Поэтому эргономичный современный интерфейс — это то, что становится весомым аргументом, перевешивающим чашу весов при выборе корпоративного решения.

CNews: Почему требования к эргономике интерфейсов стали сегодня критически важными?

Андрей Гриб: Дело в том, что СЭД на российском рынке изначально были ориентированы на делопроизводителей. Делопроизводители были основными пользователями СЭД, определявшими требования к интерфейсу. Сегодня же системы управления документами решают гораздо более широкий спектр задач, чем просто учет документов, поэтому в работу с ними вовлечены, помимо сотрудников канцелярий, рядовые сотрудники и руководители разного ранга. Это не могло не вызвать появления новых требований к интерфейсу.

Сегодня экран компьютера — это рабочий стол сотрудника. А он должен обеспечивать комфортность и эффективность исполнения рабочих функций, высокую скорость получения и обработки информации. Именно поэтому производители бизнес-приложений сегодня уделяют большое внимание совершенствованию пользовательских интерфейсов, проводят юзабилити-тесты. Удобство, эргономичность интерфейса информационных систем впрямую влияет на производительность труда каждого отдельно взятого пользователя, а, следовательно, и компании в целом.

CNews: Каким же должен быть интерфейс современной ECM-системы?

Андрей Гриб: Если ответить кратко, то удобным и эргономичным. Но здесь нет универсального рецепта. Мы, например, создавая нашу систему «БОСС-Референт 2010» (наш новый продукт на платформе Microsoft), ориентировались на самый широкий круг пользователей — рядовых сотрудников. Для тех, кто не имеет отношения к делопроизводству впрямую, маловажна атрибутивная часть документа, они работают в первую очередь с содержанием. Поэтому рядовым сотрудникам и, тем более, руководителям многие сегодняшние СЭД (а большинство из них ориентированы на делопроизводителей), кажутся неудобными и нелогичными. Мы учли это при создании outlook-интегрированного клиента «БОСС-Референт 2010» и сделали так, что в первую очередь пользователь видит текст документа, а реквизиты (то, что обычно содержит карточка документа в СЭД) вынесены на второй план.

При этом мы не ставили перед собой цели сделать интерфейс универсальным – таким, чтобы он подходил всем группам пользователей. Мы поняли, что современные пользователи хотят иметь возможность настраивать «под себя» свое компьютерное рабочее место. Мы посчитали, со сколькими бизнес-приложениями работает в среднем сотрудник, — получилось, что с 3-5 системами. А из общения с нашими клиентами выяснилось, что пользователь хотел бы иметь некое «единое окно», которое позволило бы ему одновременно работать с информацией из разных систем. Сотруднику необходима интеграция приложений на уровне его рабочего места. Это то, что позволяет снизить временные затраты на работу с неструктурированной информацией. Почему бы ECM-системе не выступить в роли такого «единого окна» для работы с документами и данными разных приложений? В результате у нас родилась концепция построения интерфейса ECM, которую мы назвали «универсальным рабочим местом».

CNews: Как реализовано «универсальное рабочее место»?

Андрей Гриб: Внешне оно выглядит как экран с виджетами. Виджет предоставляет наиболее важную для пользователя информацию из ECM-системы, а также из других систем, с которыми имеется интеграция. Особенно удобно то, что пользователь может сам настроить, что должен показывать виджет, и сам определяет, какие виджеты будут находиться на экране его компьютера. Виджет может служить и точкой входа в систему. Тогда пользователь может углубиться в данные, которые отражает виджет, — дойти до интересующей его детальной информации, проанализировать ее, принять решение. Например, виджет может показывать руководителю сводную информацию по исполнению выданных поручений. Если появилось просроченное поручение, руководитель может быстро его найти и принять управленческие меры.

CNews: Насколько сегодня организации готовы отказаться от своей СЭД и заменить ее на систему с эргономичным интерфейсом или на системы более высокого уровня — класса ECM?

Андрей Гриб: По нашим оценкам, есть немало организаций, которые осознали, что используемая СЭД их более не устраивает. С чем связано их недовольство? Например, организация столкнулась с парадоксальной ситуацией: система документооборота внедрена, а количество бумажных копий документов растет. Причина этого в том, что руководители не работают с системой, хотя им нужно иметь документы «под рукой». Но руководителям просто неудобно работать в системе, ориентированной на потребности делопроизводителей. И получается, что документ, например, проходит часть процесса согласования в электронном виде, а на согласование к руководителям его приносят  в бумажном виде. Отсюда возникают лишние копии бумажных документов, задержки в принятии решений.

Замечу, что какой бы ни была СЭД или ECM-система, она быстро становится критически важным бизнес-приложением, без которого работа организации просто встает. Каждый ИТ-директор, безусловно, видит вероятные риски остановки процессов компании при переходе на новую ECM-систему. Поэтому нужен безболезненный и низкозатратный механизм смены системы. Для перехода на систему «БОСС-Референт 2010» мы такую схему разработали. Сначала мы можем заменить клиентские места пользователей имеющейся СЭД на современные клиентские места «БОСС-Референт 2010». По сути дела  речь идет о надстройке их на существующую в компании СЭД. Так как интерфейс outlook-интегрированного клиента «БОСС-Референта 2010» интуитивно понятен и прост, обучения не потребуется, и, более того, повысится лояльность пользователей к приложению. А потом, через какое-то время, мы заменим серверную часть старой СЭД на новую — серверную часть «БОСС-Референта».

CNews: Какие еще критерии кроме эргономики интерфейсов учитывают заказчики сейчас при выборе ECM-системы?

Андрей Гриб: Объективно говоря, лидирующие на российском рынке продукты класса СЭД/ECM, а это 5-7 брендов, имеют сегодня примерно схожий функционал. Поэтому функциональные возможности играют при выборе системы второстепенную роль.

На что обращает внимание заказчик, выбирая решение? Опыт успешных внедрений, а, точнее, успешной эксплуатации решения в аналогичных организациях. Для потенциального клиента важно, что в рассматриваемых проектах не просто произошла покупка лицензий, которые «поставлены на полку», а система реально используется и обеспечивает очевидную эффективность бизнес-процессов. Учитывается и то, как реализуются в системе специфические задачи отрасли (работа с нетиповыми документами, поддержка территориальной распределенности), и как обеспечена кастомизация системы под нужды организации.

Понятно, что любой серьезный заказчик оценивает перспективы своих инвестиций в ИТ, поэтому приоритет отдается так называемым «коробочным» продуктам, но с широкими возможностями простой и быстрой адаптации под потребности клиента. Учитывается и частота выпуска поставщиком новых версий, наличие стабильной гарантийной поддержки. Немаловажную роль играют платформы, на которых реализовано приложение. Заказчик не готов сегодня приобретать продукты на самописных базах, в то время когда есть качественные решения на платформах от мировых лидеров, таких как IBM и Microsoft. В частности, компания «БОСС-Референт» сегодня готова предложить своим клиентам на выбор решения на платформах от трех производителей – IBM, Microsoft и Red Hat (СПО).

Кстати, стоит отметить появление нового тренда — СПО. Пока на рынке мало бизнес-приложений российской разработки, предлагаемых по модели СПО, однако спрос на них есть и, на мой взгляд, будет расти. Преимущества СПО модели для клиентов очевидны — это возможность снижения бюджета проекта за счет отсутствия необходимости приобретать лицензии, независимость от поставщика сервиса, открытость кода. Мы менее года назад представили рынку наш новый продукт — систему «БОСС-Референт 4J» на платформе JBoss (Red Hat). Сегодня мы фиксируем большой интерес к этому решению, а у одного нашего крупного заказчика проект уже находится на стадии ввода системы в промышленную эксплуатацию.

Такой интерес к СПО модели говорит и о другом — заказчики стали серьезнее  подходить к оценке стоимости владения бизнес-приложением. Они учитывают и модель лицензирования, и стоимость, и качество поддержки продукта производителем.

Поскольку компания «БОСС-Референт» предлагает продукты на платформах нескольких производителей, мы стараемся выстраивать нашу лицензионную политику с учетом тех возможностей, которые дает лицензионная политика вендоров. С компанией IBM мы первые в России заключили ASL-соглашение, которое позволяет включать лицензии IBM FileNet и Lotus в состав лицензии «БОСС-Референт.bpm». Для клиентов такая схема выгодна, поскольку стоимость объединенной лицензии ниже, чем стоимость продуктов, лицензированных по отдельности.

С Microsoft мы планируем в ближайшее время запустить для продукта «БОСС-Референт 2010», помимо традиционной схемы лицензирования, модель лицензирования для крупных заказчиков, учитывающую преимущества программы Microsoft Enterprise.

CNews: Спасибо.