Внедрение системы инвойс-менеджмента: как подойти к выбору?

Входящие платежи становятся все более заметным элементом структуры организации. Основная сфера ответственности компаний смещается в сторону обеспечения качества, соответствия контрактных условий общей стратегии, отчетности и аналитике. Такая перемена влечет за собой увеличение объема работы и зон ответственности. Чтобы отвечать требованиям времени, необходимо провести ревизию процессов и переориентировать сотрудников с достаточно бюрократических функций в области маршрутизации, согласования и общения с поставщиками на аналитические. Автоматизация этих функций и задач позволяет значительно повысить эффективность работы компании.

"Время – деньги". Данная поговорка известна всем финансовым и ИТ-директорам, но все ли задумываются о ее смысле применительно к процессам обработки входящих счетов на оплату? Так ли важна оптимизация данного бизнес-процесса в условиях снижения ИТ-бюджетов, наличия отложенных в связи с кризисом проектов. Проблематика обработки  входящих платежей (Accounts Payable – AP) имеет достаточно длинную историю, и нельзя сказать, что является новой. В пользу этого аргумента можно вспомнить, что большинство поставщиков ERP-решений имеют свои разработки, а аналитики пишут отчеты о  возможностях оптимизации данного бизнес-процесса, в том числе и в России.

Что такое IMS

Система инвойс-менеджмента – информационная система, позволяющая эффективно управлять процессом обработки, в первую очередь, входящих бумажных и электронных счетов, согласовывать их оплату, взаимодействовать с поставщиками, осуществлять оплату, иметь развернутые инструменты анализа и отчетов по процессам АР. Также в рамках системы IMS возможно управление исходящими счетами (AR - accounts receivable).

Наиболее важные требования к функциональности IMS

Источник : Aberdeen Group, 2010

Прежде чем принять решение о начале проекта по внедрению IMS,  службы закупок и AP , как правило, сталкиваются с рядом проблем: сроки  обработки счета на оплату растут, поставщики выставляют штрафы, компания не экономит на "ранней оплате" (период, в течение которого организация получает скидку от поставщика за досрочную оплату), теряются документы, оплачиваются дублирующие счета,  количество персонала AP растет. Все это приводит к тому, что руководство приходит к выводу о необходимости оптимизации процессов AP. Особый рост внимания к данной области  связан с  желанием руководства создать единый центр обслуживания (SSC- Shared Services Center) компании  или холдинга и вынести в него ряд функций, в том числе и АР.

Подготовка к проекту

Основным элементом оптимизации является автоматизация, однако достичь наибольших успехов возможно при условии, что ей сопутствует оптимизация самого процесса. К элементам оптимизации, рекомендуемым аналитиками к рассмотрению перед проектом автоматизации, можно отнести комплексный анализ области АР, разработку системы метрик и KPI работы отдела АР, централизацию и стандартизацию функций АР,  определение бизнес-правил обработки счетов.

Стратегические действия в области IR&W *

* - Invoice Recognition and Workflow< - Распознавание данных счета и его обработка, 152 респондентов>

Источник: Aberdeen Group, 2010

Понимание текущего уровня затрат на обработку счета, показателей эффективности отдела и бенчмаркинг являются ключевыми при обосновании инвестиций в проект. Существует более 40 показателей эффективности работы отдела АР. К примеру, количество счетов на сотрудника отдела АР в месяц, средняя продолжительность обработки счета от получения до оплаты, стоимость обработки одного счета, % счетов оплаченных во время, % счетов оплаченных в "дисконтное окно", % счетов получаемых в электронном виде, % счетов  полученных на основе размещенного в ERP  PO (purchase order) заказа, др. Соответственно, чем быстрее и эффективнее обрабатывается счет, тем больше возможностей для компании сократить расходы на персонал и повысить прибыль за счет "ранней оплаты".

По словам Романа Чистякова, руководителя проектов компании "Северсталь-Ресурс", "основными целями, стоящими перед руководством компаний, является снижение издержек и автоматизация бизнес процессов. Автоматизация процессов инвойс менеджмента позволяет эффективно решать задачи оптимизации затрат".Целесообразность внедрения IMS  определяется не только прямыми выгодами от экономии, решаются также задачи обеспечения прозрачности процесса платежей, снижения уровня мошенничества, повышается удовлетворенность поставщиков за счет своевременных оплат. С другой стороны, очевидно, что небольшим компаниям, компаниям с неразвитым ИТ ландшафтом нецелесообразно и затруднительно внедрять IMS.

По словам административного директора J&J Россия Игоря Немецкова, можно выделить  несколько формальных признаков, на основе которых дальше обсуждать целесообразность внедрения данного класса системы: 1) количество входящих счетов > 10 000 в год, 2) количество финансовых контролеров > 5человек , 3) создание SSC. В первую очередь, данным критериям соответствуют  ретейлеры, крупные холдинговые компании, производители автомобилей и строительные компании.

Как комментирует Кира Миронова, финансовый директор компании Ferrero Россия, "для оптимизации взаимоотношений с поставщиками внедрение ИТ-системы полезно. Она повышает точность прогнозирования, сокращает Procure-to-Pay цикл, уменьшает трудозатраты у покупателя и у поставщика. Ручная обработка заказов, таким образом, уходит в прошлое, что, безусловно, резко сокращает количество ошибок ручного ввода информации и трудозатрат с двух сторон. Мы стараемся использовать счета-фактуры, как счета на оплату. т.е. входящий счет-фактура не рассматривается сам по себе, а является частью общего процесса.. Бухгалтер только проверяет его наличие при Invoice Verification и подтверждении автоматической оплаты. Но важная для учета информация уже содержится в предыдущих транзакциях. Автоматизация этих процедур и создание электронного архива интегрированного с SAP является актуальным вопросом".

Согласно данным Aberdeen, к основным трудностям при оптимизации АР заказчики относят отсутствие интеграции между ERP-системой  и IMS, недостаточность внутренних ИТ-ресурсов и поддержки руководства, достаточно трудно убеждать поставщиков перейти на электронное выставление счетов через EDI и XML. С данным мнением аналитиков соглашается руководитель проектов компании ВСС Максим Синягин: "На настоящий момент мы наблюдаем среди наших клиентов большой интерес к решениям в области управления входящими счетами, однако при оценке бизнес-кейса, заказчики, как правило, принимают решение о уменьшении функционального охвата проекта. Мы рекомендуем делать поэтапное внедрение, начинать с электронного архива документов, развивая проект на задачи распознавания данных, маршрутизации обработки инвойса".

Основные шаги при подготовке компании к внедрению IMS можно формализовать достаточно просто. Необходимо согласовать цели и задачи проекта, включая показатели ROI; разработать обоснование (бизнес-кейс) и ожидаемые выгоды от проекта; формализовать функциональный объем проекта; включить заинтересованные департаменты в разработку требований к решению; определить, возможно ли на начальном этапе измерить достигаемые эффекты и формализовать KPI; рассчитать и проанализировать TCO. Требуется оценить стоимость услуг по настройке системы, ПО, необходимой инфраструктуры, платежей по технической поддержке, внутренних затрат на обучение персонала, а также оценить технические решения  предлагаемые поставщиком.

Оценка ROI

Существует несколько подходов к оценке целесообразности инвестиций в проекты внедрения IMS и расчету ROI.  Первый подход: оценка стоимости обработки одного счета и расчет сокращения издержек на его обработку после внедрения IMS . Достоверных оценок стоимости обработки  одного счета в России не проводилось, кроме того, по словам регионального директора по продажам компании Open Text Михаэля Кухарского, "на каждом конкретном предприятии она будет разная, но отталкиваться можно приблизительно от  уровня 200 руб. за один счет, плюс стоимость хранения бумаги". Полная стоимость обработки одного счета складывается из затрат рабочего времени сотрудников, включенных в процесс согласования оплаты счета, затрат на телефонные звонки, бумагу, штрафов за просрочку оплаты, упущенной прибыли в виде дисконта за "раннюю оплату". Другим, возможно лучшим, способом оценки ROI, является определение сокращения времени на обработку счета под влиянием от внедрения IMS, поскольку это более измеряемый показатель. Возможно, также использование обоих подходов одновременно.

Обработка инвойса

Источник: Aberdeen Group, 2010

По словам Скотта Пеццы , главного аналитика компании Aberdeen по процессам АР, средняя окупаемость проектов по созданию IMS составляет примерно 15 месяцев. Можно привести следующие данные Aberdeen: электронная обработка инвойса, полученного на основе размещенного PO, на 29% дешевле, чем обработка бумажного документа. Соответственно для расчета окупаемости необходимо взять общее количество входящих инвойсов, созданных на основе PO, рассчитать среднюю стоимость обработки счета, получаем общую  стоимость, примерно треть от которой можно сэкономить за счет внедрения IMS. Внедрение IMS дает не только экономический эффект, хотя конечно он в первую очередь интересен: также повышается общая прозрачность процесса, повышается удовлетворенность поставщиков.

IMS в  России

На текущий момент в России нет сложившегося рынка и понимания заказчиками специфики управления проектами внедрения IMS, тем не менее, наша страна  приковывает внимание большинства ведущих поставщиков IMS-решений. Из мировых лидеров данного класса систем, которые присутствуют в России, можно отметить компании SAP (и Open Text), Basware, Kofax. Также есть попытки и российских разработчиков написать IMS  систему, но это пока скорее разработки под конкретного клиента, нежели готовая "коробочная" система. Некоторые IMS вендоры не только ускоренно локализуют свои продукты для российского рынка, но уже успели реализовать и пилотные проекты, как в международных клиентах,  так и на российских компаниях. В частности, из реализованных можно отметить проекты в компаниях ABB, Shenker, IKEA, Stockman. Реализуются проекты в ТНК-ВР, Эльдорадо.

По словам Павла Дудукина, руководителя системы компании Inbev, "внедрение системы Invoice Management в России и Украине осуществляется в рамках развития функций сервисного центра. Выбранное решение уже используется нашей компанией в Западной Европе, что позволяет снизить затраты на внедрение системы в странах Восточной Европы".

Очевидно, что этап безразличия со стороны бизнеса пройден и все больше компаний обращают внимание на возможности повышения эффективности за счет оптимизации процессов AP. Принятие ФЗ № 229 от 27.07. 2010  о внесении изменений в  Налоговый Кодекс  РФ  позволяет говорить о скором использовании электронных счет-фактур и повышении интереса к IMS, как комплексной платформе управления процессами АР.  В соответствии с ФЗ № 229 статьей 169 НК РФ предусмотрено, что "счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде".

С тезисом о  росте интереса заказчиков к IMS в связи с принятием ФЗ 229 согласен Максим Андрианов, директор по продажам компании Вasware: "Ввиду принятия ФЗ№229 интерес к автоматизации процесса АР будет расти". Правда, сказать точно, когда же электронные счета-фактуры станут реальностью, пока трудно. Ведь п. 4 ст. 10 нового закона устанавливает, что до утверждения правительством РФ документов, регламентирующих работу по новым правилам, нам придется выставлять счета-фактуры, вести соответствующие журналы и книги покупок и продаж по старинке, то есть на бумаге. Проблема законодательного регулирования  – государственная задача, которая в результате будет решена. Все-таки самой главной задачей, которую надо решить компаниям, является внутренняя работа по выявлению проблемных областей в области АР, проведение  отделами внутреннего аудита и ИТ разъяснительной работы  с руководством АР , бухгалтерии, закупок, финансовым отделом.  

По  словам директора по продажам ECM  решений компании САП СНГ Павла Завгороднего,  до недавнего времени у большинства компаний не было недостатка в наличных средствах, в связи с чем процесс расчетов с поставщиками не рассматривался как ключевой, а обработка первичных финансовых документов велась и ведется в бумажном виде. "В настоящий момент важность оборотных средств в бизнесе предприятия существенно возросла, и компаниям понадобилась эффективная система контроля финансовых потоков при расчетах с контрагентами. Важным элементом такой системы являются решения, автоматизирующие процесс обработки входящих счетов", -считает эксперт.

АР становятся все более заметным элементом структуры организации, и их основная сфера ответственности смещается в сторону  обеспечения качества, соответствия контрактных условий  общей стратегии, отчетности и аналитике. Такая перемена влечет за собой увеличение объема работы и зон ответственности. Чтобы успешно  соответствовать требованиям времени, АР необходимо провести ревизию процессов, сотрудников и переориентировать их с достаточно бюрократических функций  в области маршрутизации, согласования и общения с поставщиками на аналитические, связанные с зарабатыванием для компании денег, управление взаимоотношениями с поставщиками. Автоматизация этих функций и задач позволяет значительно повысить эффективность функционирования компании.