Внедрения СЭД-2010: бизнес осторожничает и считает ROI

Принимая решение о внедрении той или иной ECM/СЭД, заказчики стремятся справиться с "контентным хаосом", повысить эффективность, оптимизировать бизнес-процессы, выполнить требования законодательства и уменьшить риски. Кризис повлиял на эти приоритеты в незначительной степени, но заставил руководителей уделять больше внимания вопросам оценки эффективности предлагаемых решений.

В течение 2009-2010 гг. западными консалтинговыми  агентствами (Gartner, Forrester Research, Harris Interactive) был предложен ряд условно новых подходов к внедрению ЕСМ/СЭД. Очевидно, что они построены прежде всего анализе работы западных компаний, поэтому их актуальность в России не вызывает сомнений только с поправкой на отечественные реалии.

В качестве примеров "нового" взгляда на внедрение систем электронного документооборота можно привести концепцию так называемого "быстрого ECM" (Agile ECM), согласно которой программные продукты должны обеспечивать быстрый доступ к контенту, гибкость и возможность включения его в бизнес-процессы организации.  Также Gartner предлагает схему из шести подходов к внедрению ECM, позволяющую сэкономить, как утверждают аналитики, до 1 млн евро. В той или иной "транскрипции" данные подходы уже нашли свое применение в России.

Компании учат основы экономической эффективности

Для проектов СЭД докризисного периода часто было характерно отсутствие проработанной методологии и четкой оценки эффективности. Поэтому на первый план в связи с ужесточившейся рыночной ситуацией вышла необходимость объективного анализа аспектов использования СЭД, начиная с оценок расходов на внедрения и окупаемости, анализа функциональности и т.д.

Серьезные заказчики, обжегшись на неудачных внедрениях ERP, теперь требуют от разработчиков детального описания процесса реализации и внедрения (проектной методологии) еще на этапе подготовки коммерческого предложения. Таким образом, и разработчик, и заказчик еще до начала проекта договариваются в деталях о том, что, как, в какие сроки будет выполнено, и какие документы будут выпущены.

Сравнение традиционной и "быстрой" ЕСМ

Источник: CMSWire, 2010

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, говорит, что в докризисные времена, когда деньги "сыпались с неба", а для выделения бюджета требовалась только хорошая презентация, поддержанная правильно организованным контактом с нужным человеком, никто из заказчиков вообще не использовал такое слово как "экономическая эффективность". Это было слово из лексикона студентов-дипломников и западных аналитических отчетов. В настоящее время ситуация меняется, но не радикально. Практически ни один из известных эксперту запросов на тендерное предложение не включал коэффициент возврата инвестиций как критерий выбора подрядчика. Все ограничивалось выбором предложения с минимальной ценой и экспертными оценками технических преимуществ предложенного решения. Коррупционные возможности такого подхода, по мнению эксперта, очевидны. Он замечает, что лишь единичные вендоры поставляют калькуляторы для оценки своих предложений, полагая, что заказчик обязан самостоятельно принимать решение о том, подходит ли созданное решение для решения его задач или нет. "Есть даже такая шутка, что заказчик сначала платит 100 тыс. евро разработчику, а потом еще 100 тыс. евро консультанту, чтобы тот объяснил, что же ему сделали, и посчитал экономический эффект, хотя было лучше сделать то же самое, но в обратном порядке", - констатирует господин Бейдер. С вопросами внедрения, по его словам, ситуация выглядит более благополучной.

ROI и TCO на пороге пересмотра

Необходимость пересмотра показателей эффективности, базирующихся на понятиях ROI (сроков отдачи инвестиций), стала предметом новой дискуссии. К примеру, аналитики Gartner говорят о том, что подход по обеспечению доступа всех сотрудников к СЭД, основанный на ROI или других показателях эффективности, нельзя считать корректным. По данным Forrester Research, почти половина заказчиков, планирующих использовать ECM-технологии в 2010 году, не могут оценить уровень отдачи инвестиций от подобных проектов.

Российские эксперты не считают, что ROI перестала быть важным параметром для ECM-проектов, ссылаясь на то, что система документооборота окупается в среднем за год использования, а производительность труда в компании повышается при этом на 20%.  Кроме того, прямой эффект от инвестиций в СЭД связан с экономией средств на материалы, оплату рабочего времени сотрудников, поскольку не возникает необходимость принимать дополнительных специалистов для выполнения новых задач, а у самих работников высвобождается время для выполнения других заданий, приносящих большую прибыль предприятию.

Самые важные драйверы инвестирования в ECM-решения

Источник: Forrester Research, октябрь 2009

В свою очередь, в последние несколько лет затраты на обслуживание и владение СЭД стали более важным критерием при выборе, чем просто стоимость системы. Кроме того, стоимость работ по внедрению в несколько раз выше стоимости лицензий, а  ависимость заказчика от вендора и внедренца на этапе эксплуатации максимальна. ТСО для любой масштабной КИС является важным фактором, а в условиях нестабильной экономической ситуации этот фактор становится определяющим.  Аналитики Gartner указывают на необходимость расчета TCO решения ECM на 5-летний срок, с учетом, что стоимость лицензий составит 5-20% от этой суммы.

Оценивая российский рынок СЭД, его участники отмечают, что указанные Gartner значения по TCO выглядят вполне адекватными, однако данный подход не учитывает появление новых факторов, влияющих на специфику российского регламента, технологический уровень и пр. Сейчас, несмотря на очевидную важность TCO в таких крупных проектах по автоматизации, как внедрение системы документооборота, требующих больших материальных затрат, полного понимания необходимости ориентироваться на ТСО как на основной критерий выбора решения, у заказчиков пока нет. В перспективе, ситуация изменится, поскольку сейчас заказчикам интересны проекты с прогнозируемыми сроками ввода и прозрачностью результатов внедрения в течение нескольких месяцев.

Деньги любят счет

Мировой экономический катаклизм 2008-2009 гг. заставил заказчиков считать средства, затрачиваемые на ИТ, и более взвешенно подходить к выбору предлагаемых решений. Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании по развитию бизнеса "Интертраст", полагает, что ключевыми драйверами в течение ряда последних лет были такие преимущества, как исключение потерь ответственных документов, повышение прозрачности деятельности, контроля исполнения, ускорение доставки информации и управленческих решений, сокращение непроизводительных затрат рабочего времени, наведение порядка в создании, хранении, распределении доступа электронного контента. Юрий Корюкин, директор по корпоративным проектам Abbyy, говорит, что с 2008 года заказчики начали считать деньги и очень внимательно оценивают эффективность внедрения любых информационных систем, не только СЭД. Главным стимулом для внедрения является снижение издержек, включая соответствие нормативным актам, возможность недопущения штрафов (по причине неполного или несвоевременного предоставления информации), сокращение трудозатрат и времени на определенные процессы. Эти же критерии и оцениваются при замере эффективности внедрения в первую очередь. Александр Аксельрод, директор департамента Documentum "Корус Консалтинг", подтверждает, что сегодня заказчики более внимательно относятся к выбору функциональных модулей системы: "Если раньше хотели "все", то сейчас – только то, что даст скорейший эффект для бизнеса".

Внедрение СЭД заказчики всегда связывали с задачами повышения эффективности организации.  Целесообразность каждый заказчик определяет сам: кто-то видит уместным приобретение решения для автоматизации одного процесса, большая часть предпочитает использовать почти все предлагаемые системой функциональные возможности.  Ирина Кубликова, директор по маркетингу компании "Босс-Референт", обращает внимание на то, что период секвестирования бюджетов сказался на том, что заказчики стали более щепетильно подходить к постановке задач. Проекты, когда большая платформа покупается "на вырост" или система учета документов устанавливается "на время", на рынке отсутствуют. Заказчик стал оценивать реальные потребности, просчитывать вероятность развития системы на ближайший период, оценивать стоимость владения и обязательно считать сроки возврата инвестиций. Сегодня, по ее словам, заказчик не готов вести проект долго, так как он хочет быстрых и гарантированных результатов. По этой причине, полагает специалист, оценка опыта успешных проектов при выборе решений стала одним из ключевых факторов. "Очевидно, что предпочтения заказчик отдает коробочным продуктам, с широкими возможностями настройки под собственные задачи, но именно настройки, а не кастомизации требующей длительной разработки дополнительной функциональности", - заключает она. Опрошенные CNews игроки рынка считают, что в 2010 - 2011 гг. существенных изменений в мотивации  потребителей не предвидится.