Что могут дать бизнесу "открытые" СЭД

Распространение "открытых" СЭД входит в список ключевых трендов развития отрасли на текущий год. Такие технологии используются в проектах пока в незначительной мере, однако вендоры пытаются доказать заказчикам выгодность Open Source-систем.

На мировом рынке ECM присутствуют несколько независимых разработчиков Open Source-решений, большая часть из которых относится к системам управления веб-контентом, а также портальным разработкам. Полноценные ECM-продукты распространены меньше, однако в последнее время наблюдается рост внимания заказчиков к такому ПО. По данным отчета аналитиков AIIM, в настоящее время "открытые" ECM установлены в 6% компаний, WCM-продукты – в 3%, а корпоративные порталы – в 2%. Еще 9% опрошенных заявили о том, что планируют внедрить такие продукты в ближайшие 2 года, а 64% рассматривают такую возможность в принципе. В исследовании корпоративных порталов The Real Story Group за 2009 год также говорится о растущей роли Open Source-разработок – в отчете сравнивались 6 таких продуктов, что является хорошим показателем для всей отрасли управления корпоративной информацией.

Подобные результаты связаны с тем, что компании пытаются снизить стоимость владения ECM-решениями для повышения уровня автоматизации бизнеса. Тема использования Open Source-продуктов в управлении документацией поднимается в исследованиях Gartner и Forrester Research в контексте повышения гибкости бизнес-процессов и сокращения расходов на дорогостоящие и громоздкие традиционные ECM-приложения. Так, в Gartner считают, что ценовой прессинг со стороны вендоров Open Source продуктов с одной стороны и "пакетных" решений - с другой привел к снижению конечной стоимости лицензии на рабочее место (тем не менее, стоимость технического обслуживания изменилась незначительно).

Потенциальные преимущества применения open source-СЭД в бизнесе

Допускался выбор двух ответов, 613 опрошенных

Источник AIIM, 2010.

У СЭД на СПО есть несколько преимуществ – открытый код, отсутствие недекларированных возможностей, платформенная независимость, снижение стартовых инвестиций. Многие эксперты рынка, тем не менее, уверены, что при применении Open Source-решений  у компаний возрастает общая стоимость владения системой (TCO) за счет увеличения расходов на обслуживание продуктов. В итоге такие системы не получают распространения из-за того, что заказчики ставят на первый план затраты на владение СЭД, а не на ее стоимость.

Open source в корпоративных порталах и WCM: мнимая "свобода"

Одним из веских доводов в пользу Open Source-продуктов является факт, что такие решения в случае прекращения их основной разработки вендором или инициативной группой сообщества могут продолжать развиваться силами установивших их пользователей. Александр Аксельрод, директор департамента Documentum компании "Корус Консалтинг", считает, что заказчиков и разработчиков открытых СЭД привлекают отсутствие лицензионных отчислений, а также  полный контроль над решением, отсутствие зависимости от вендора – это важно в случае, например, разработки решения на заказ, под индивидуальный проект.

Иными словами, создается впечатление, что продукт не может быть "убитым" и будет существовать "вечно". Это может в какой-то мере застраховать клиентов от возможного закрытия продукта. Датский консультант в области систем управления контентом Янус Бойе  полагает, что вендоры сознательно "убивают" свои системы и заставляют клиентов приобретать новые продукты, ставя их перед фактом. Тем не менее, Open Source-СЭД в силу их значения для бизнеса не могут быть просто так заменены на другие программные решения, отмечают игроки рынка.  "Серьезный вендор несет единоличную ответственность перед своими пользователями, и риски работы с его продуктами можно хотя бы оценить и заложить в расчеты экономических показателей по обычным правилам. Что делать с Open Source-продуктами в смысле оценки рисков - гораздо более туманная и гораздо более чреватая последствиями ситуация", - говорит Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision.

Борис Малахов, менеджер по работе с клиентами департамента электронного документооборота "Техносерв-Консалтинг", считает, что полноценно конкурировать c проприетарным ПО Open Source решения не могут. "На сегодняшний день заказчик склонен очень тщательно оценивать любые затраты на внедрение и кастомизацию, подсчитывать ROI, а использование открытых систем как раз не дает возможность точно оценить время и ресурсы, которые потребуются на их доработку, а также стоимость владения такой системой. Более того, опыт показывает, что чаще всего она выше, чем стоимость поддержки и обновления проприетарной СЭД", - утверждает он.

Павел Плотников, директор департамента продвижения решений и продуктов корпорации "Элар", замечает, что "открытые" СЭД – это скорее мода, чем реальная необходимость: "С Open Source на корпоративном уровне работать очень непросто, поскольку установка бесплатного ПО отнюдь не гарантирует экономии средств. Компании придется платить за поддержку и развитие системы, ее "подгонку" и модернизацию.  Оpen source-продукты могут быть интересны тем, кто намерен оставить деньги внутри компании, сформировать свое подразделение, которое будет заниматься сопровождением решения".  Тем не менее, отличительная черта СПО – кастомизируемость, на самом деле, не является востребованной в СЭД. Сергей Якимчук, руководитель центра компетенции MS SharePoint компании TerraLink, объясняет, что возможность глубокой кастомизации присутствует во всех современных платформах, но заказчики разумно стараются не вносить изменения настолько глубоко, чтобы следующая версия при установке не отменила сами изменения.

Открытые СЭД в России: проблема роста

В России Open Source-решения для управления контентом распространены преимущественно при создании порталов, а "классические" СЭД представлены 4-5 вендорами: "БОСС-Референт" ("БОСС-Референт" 4J), Naumen (Naumen DMS), "Магнетософт" (Magnetico) и др. Основной рыночный тренд по WCM и порталам связан с тем, что СПО-решения (таких брендов как Alfresco и LifeRay) становятся актуальными для отечественного заказчика, в частности, когда при построении ряда порталов, особенно госструктур, были применены свободные решения (Joomla!, Drupal). Специалисты связывают это, прежде всего, с необходимостью минимизации расходов во время кризиса и с тем, что на государственном уровне был провозглашен курс на максимальное использование свободного ПО.

Кроме того, клиенты сейчас стремятся выбирать более простые (экономичные и легкие в развертывании) продукты для решения ряда задач, например, для создания внутрикорпоративного портала. Ирина Кубликова, директор по маркетингу "БОСС-Референт", связывает увеличение спроса на "свободные" системы электронного документооборота с наличием двух факторов - сокращения ИТ-бюджетов и поддержки интереса к таким продуктам со стороны государства на самом высоком уровне. "Особый интерес к решениям на СПО проявляют органы власти, для которых системы класса СЭД/ECM являются базовыми, так как помогают автоматизировать основной рабочий процесс — работу с документами и контроль исполнительской дисциплины", - говорит она. Однако, как отмечает Сергей Курьянов, практические  результаты попыток перехода на Open Source по государственным инициативам показывают, что подобные проекты являются весьма сложными и рискованными в силу отсутствия инфраструктуры поддержки СПО в России: "Россия пока не может похвастаться развитой инфраструктурой ИТ-услуг даже в области проприетарного ПО. Про Open Source говорить пока вообще практически не о чем". 

Распространенность открытых систем управления контентом в мире

Источник: AIIM, 2010

"Технологии Open Source пока только начали появляться в качестве платформ для прикладных решений СЭД на российском рынке,  и поэтому им еще трудно конкурировать  с решениями, имеющими прочные позиции и зарекомендовавшими себя в этой области. Текущая ситуация с Open Source-решениями в области СЭД соответствует состоянию рынка Open Source в целом: пока с ним связывается больше ожиданий, чем практических достижений", - констатирует Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "Интертраст" по развитию бизнеса. Он отмечает, что осторожность заказчиков в отношении СПО делает плохо предсказуемыми для разработчиков инвестиции в создание подобных решений, а слабое присутствие последних на рынке не позволяет оценить их практическую состоятельность и сделать заказчику обоснованный выбор в их пользу.

Эксперт, тем не менее, считает, что движение в направлении к Open Source существует, и по мере достижения СПО-решениями осязаемой бизнес-ценности они будут становиться все более востребованными и конкурентоспособными. Для СЭД, согласно мнению господина Ипатова, наряду с технологической составляющей критически важными являются экспертиза вендора в предметной области, опыт, наличие отработанных методологий. "Если говорить в этом контексте о решениях Open Source, то они могут оказаться наиболее рискованными, поскольку создается видимость отчуждаемости решения, но на самом деле уход поставщика с рынка делает решение мертвым", - заключает он.

Кроме того, нерешенным остается вопрос и о защите данных в "открытых" системах управления контентом, которая должна обеспечиваться на том же уровне, что и у проприетарных конкурентных продуктов. "Востребованность Open Source решений в СЭД, как и  в других бизнес-приложениях, находится под  большим вопросом в связи с информационной безопасностью и, в частности, в связи с законом 152-ФЗ "О защите персональных данных", - напоминает Сергей Курьянов, отмечая, что он не представляет себе возможным прохождение процедуры сертификации по ФСТЭК для Open Source платформы и построенной на ней СЭД.

Андрей Гриб:

Удобство, эргономичность интерфейса информационных систем напрямую влияет на производительность труда

На вопросы CNews отвечает Андрей Гриб, генеральный директор компании "БОСС-Референт" (группа компаний "АйТи").

CNews: Какие еще критерии кроме эргономики интерфейсов учитывают заказчики сейчас при выборе ECM-системы?

Cтоит отметить появление нового тренда — СПО. Пока на рынке мало бизнес-приложений российской разработки, предлагаемых по модели СПО, однако спрос на них есть и, на мой взгляд, будет расти. Преимущества СПО модели для клиентов очевидны — это возможность снижения бюджета проекта за счет отсутствия необходимости приобретать лицензии, независимость от поставщика сервиса, открытость кода.

Интерес к СПО модели говорит и о другом — заказчики стали серьезнее подходить к оценке стоимости владения бизнес-приложением. Они учитывают и модель лицензирования, и стоимость, и качество поддержки продукта производителем.

Полный текст интервью