СЭД и ВРM: возможен ли "равный брак"?

Как показывают результаты исследований, зарубежные компании активно используют BPM (Business Process Management) в рамках ECM/СЭД. В рамках мирового тренда движется и отечественный рынок. Сегодня практически все российские производители систем электронного документооборота имеют в своей линейке BPM-решения. В то же время заказчики, рассматривая пути повышения управляемости бизнес-процессов, выбирают ECM/СЭД в зависимости от производительности BPM-решения.

Дискуссия о месте и роли BPM в структуре ECM/СЭД призвана определить степень "соподчиненности" и независимости этих продуктов, а также  преимущества приобретения BPM от ECM-вендоров или специализированных разработчиков. Опрос, проведенный CNews, показал, что точки зрения на взаимодействие в связке "BPM- ECM/СЭД" можно свести к двум основным: продукты, поставляемые, как правило, одним интегратором, являются единым целым, но вполне комфортно могут существовать в "разводе". 

Счастливы вместе

Системы класса ECM предназначены для управления всем корпоративным контентом компании. Это позволяет включать в них СЭД.  Приобретая систему ECM-класса, российские компании видят в ней, главным образом, инструмент совершенствования механизмов управления, среди которых и повышение информированности менеджеров, и улучшение исполнительской дисциплины в организации в целом. 

BPM-системы решают задачи, связанные с процессным управлением бизнесом. От продукта данного класса, включаемого в  состав ЕСМ-проектов, заказчик ожидает примерно того же, что и от ECM/СЭД.

Согласно данным портала AIIM.org, примерно 65% корпоративных информационных систем, интегрированных с BPM, - это ECM/СЭД-системы.  26% компаний используют BPM-функции своей ECM/СЭД, а 55% планируют делать это. Еще 11% компаний используют подобные функции в MS SharePoint (в будущем их число возрастет до 36%), а отдельная BPM-система или специальная рабочая среда для корпоративных информационных систем установлена у 13% и 20% организаций, соответственно. 

Какие системы и бизнес-приложения интегрированы с BPM в организациях?

Источник: AIIM.org, 2010

Исследования показывают, что ECM/СЭД являются основными продуктами, где интегрируются "бизнес-движки", поэтому от функциональности и масштабируемости BPM зачастую зависит выбор ЕСМ-продукта заказчиком. По оценкам компании Docsvision, на 3 квартал 2009 использование модуля BPM происходило в 440 из 541 проектов, то есть почти в 75%.

Эксперты, считающие, что BPM -  неотъемлемая часть СЭД и их разделение искусственно вне зависимости от того, поставлена ли функциональность вендором СЭД/ECM или специализированным разработчиком, обосновывают это тем, что обе технологии являются глубоко интегрированными и выступают частью единой дисциплины – ECM. Заказчик, покупающий BPM у вендора ECM, выигрывает в глубине и надежности интеграции, а также в использовании той же внедряющей организации, которая уже успешно закрыла проект по ECM.

"Интерес рынка к ЕСМ-продуктам сейчас очень велик и продолжает расти по понятным причинам - ввиду существенного влияния ЕСМ-систем на эффективность работы предприятия/организации в целом. Выбор того или иного ЕСМ-продукта заказчиком в значительной степени определяется функциональностью и масштабируемостью встроенного ВРМ-движка", - объясняет Александр Бейдер, директор по направлению ECM Terralink. "Поэтому многие заказчики включают задачи управления бизнес-процессами в состав своих ЕСМ-проектов, и в дальнейшем в случае успеха именно эта функциональность развивается наиболее эффективно", - продолжает эксперт, отмечая в качестве примеров применения подобных решений продукты на платформах Documentum или Open Text.

Рассматривая распределение по другим вариантам использования BPM-средств в корпоративных системах, специалист выдвинул предположение, что те 20% заказчиков, которые планируют существенно расширить ВРМ-функции в рамках MS SharePoint, в дальнейшем станут источником значительно более высоких показателей в категориях "Отдельный BPM-продукт" и "Рабочая среда или BPM-функции в рамках ECM/СЭД". При этом основным интерфейсом для работы пользователя будет оставаться продукт от Microsoft, в то время как промышленная функциональность ЕСМ/ВРМ будет возложена на соответствующие специализированные системы. По его мнению, существенное рыночное преимущество получат те системы, которые обеспечивают интеграцию с MS SharePoint "из коробки" или минимальными трудозатратами.

Александр Бейдер также считает, что компании, попадающие в категорию пользователей специализированных рабочих сред в рамках КИС, также все больше будут принимать решения в пользу первых двух вариантов развития своей ЕСМ/ВРМ инфраструктуры. "Последняя в списке категория ("Ничего из перечисленного"), как мне кажется, очень недооценена. По-прежнему огромное количество компаний пересылает документы в целях согласования/исполнения по электронной почте или используют различные самописные системы –"поплавки" и/или поверх электронной почты. Ясно, что такие системы не могут рассматриваться как полноценные WF/ВРМ-приложения. И такие компании, собственно говоря, должны формировать заметный, если не основной, спрос в других категориях потенциальных пользователей", - подытоживает господин Бейдер.

Развод по расчету

Заказчики включают задачи управления бизнес-процессами в состав своих ЕСМ-проектов, однако системы в принципе могут работать самостоятельно в рамках своего круга задач.  Тем более, что в России достаточно много специализированных программных продуктов,  и отечественных, и западных, ориентированных на автоматизацию как отдельных бизнес-функций, так и смежных областей (управление финансами, бизнес-процессами, файловыми архивами и т.д.).

Если требования к автоматизации бизнес-процессов укладываются в возможности СЭД, то компания вряд ли задумается про BPM. С другой стороны, при наличии в компании большого числа информационных систем, включая СЭД, и серьезных задач по оптимизации бизнес процессов, решение о внедрении BPM-системы будет оправдано.

В России управление сильно бюрократизировано и ориентировано на работу с большими объемами документов, обращает внимание Ирина Кубликова, директор по маркетингу компании "БОСС-Референт". Поэтому в системах уровня СЭД автоматизируются именно процессы, обеспечивающие поддержку движения документов. В подавляющем большинстве российских ECM-систем и СЭД, по мнению эксперта, в большей или меньшей степени реализована функциональность WorkFlow и имеются средства анализа, поэтому можно говорить, что функции BPM-систем реализуются через ECM-системы. Однако приравнивать их, по мнению эксперта, не стоит: с одной стороны, ECM-системы должны быть существенно шире по охвату решаемых задач, с другой стороны, BPM все же предполагает автоматизацию сквозных процессов бизнеса, где ECM-решение может выступать лишь одним из немногих вовлеченных в процесс приложений. 

Что касается BPM, то необходимо также указать на категорию клиентов, которые, столкнувшись с неудачным внедрением ЕСМ-платформы, приобрели BPM от специализированного вендора.  Как вариант, можно рассматривать ситуацию, когда перед заказчиком не стоит задача внедрения единой ECM-системы или есть желание сэкономить на приобретении более дешевого продукта.

Прогноз на будущее

Повышение гибкости управления изменениями и настройками бизнес-процессов в системах ECM/СЭД, BPM является мировым трендом.  Эксперты прогнозируют, что из-за роста количества сделок M&A увеличится потребность бизнеса в интеграции различных систем управления предприятиями и в создании единой отчетности. И если в период кризиса спрос на специализированные BPM-решения не был высоким, то в ближайшие годы можно ожидать его резкого увеличения.

Если прогнозировать оценку вероятных тенденций развития взаимоотношений CЭД/ECM и систем класса BPM,  то Ирина Кубликова полагает, что разработчики ECM/СЭД будут продолжать обеспечивать в своих продуктах максимально уместную функциональность для автоматизации процессов и, в первую очередь, процессов, связанных с работой с документами. При этом в зависимости от конкретных задач проекта совмещение двух разных продуктов — СЭД и BPM-системы — может быть не только возможным, но также уместным и эффективным.

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора  по развитию бизнеса "Интертраст", считает, что перспективным выглядит подход сочетания в контексте решаемой бизнес-задачи возможностей свободного выбора произвольных функций, предоставляемых системой управления контентом, и инициации простых, не меняющихся, типовых процедур, поддерживаемых BPM. Эксперт считает эффективным включение в автоматизируемые процессы (BPM) вызовов стандартных сервисов документооборота. Такие сервисы позволяют осуществлять документирование в фоновом режиме, незаметно для пользователя (без открытия приложения СЭД/ЕСМ). Это также позволяет обеспечивать взаимодействие смежных информационных систем.