Обозрение "Рынок СЭД в России 2007" подготовлено

Востребованные средства документирования и возможности СЭД

В настоящее время компьютерные технологии столь глубоко интегрированы в производственные процессы, что чисто бумажные технологии практически перестали существовать. Сегодня во всех процессах документооборота на той или иной стадии используется компьютер. Как результат, «зрелость» информационных технологий в области СЭД постоянно возрастает.

Внедрение современной индустриальной корпоративной платформы приложений позволяет получить сильные конкурентные преимущества в условиях постоянного развития бизнеса, улучшая при этом характеристики ее производительности и безопасности. Эта задача относится к числу наиболее актуальных в управлении компанией, в первую очередь, вследствие влияния на оперативность принятия решений и эффективность управления в целом.

Преимущества от внедрения решений ECM очевидны. Это и сокращение временных и финансовых затрат на работу с корпоративными документами и информацией, и независимость деятельности организации от конкретных людей в условиях текучести кадров, и интеграция приложений, инфраструктуры и пользователей в едином информационном пространстве организации.

Предшественники и эволюция СЭД

Предшественниками технологических элементов, составляющих современный Enterprise Content Management (ECM, управление корпоративным содержанием), явились программные продукты Electronic Document Management Systems (EDMS, электронно-информационные системы (1)). Изначально EDMS разрабатывались как независимые программные средства, функционал которых реализовывался в рамках одного из основных направлений: (1) системы управления изображениями (imaging); (2) системы управления потоками работ (workflow); (3) системы управления информационными материалами и объектами (document management (2)); (4) Computer Output to Laser Disk (COLD, системы управления сохранением данных)/ Enterprise Report Management (ERM, системы управления отчетами).

Большинство организаций стремились получить решение, покрывающее одно из потребностей бизнеса. Многие из них были востребованы на уровне департамента.

Для компаний-разработчиков на начальном этапе было более целесообразно выпускать программные продукты, предоставляющие функции выше перечисленных систем управления электронными документами по отдельности. Основными преимуществами внедрения ранних EDMS технологий заключались в снижении временных затрат и упрощении доступа к информации. Среди преимуществ таких систем можно отметить следующие:

• снижение оборота бумажных документов и процент ошибок связанных с ним;
• снижение количества бумажных документов обязательных для хранения (3);
• снижения риска потери документов;
• более быстрый доступ к информации;
• on-line доступ к документам, которые раньше были доступны только на бумаге или других неэлектронных носителях;
• улучшение контроля над потоками документов;
• упрощение трудоемких бизнес-процессов;
• защита информации;
• улучшенный мониторинг позволяющий определять «узкие места» и модифицировать систему для повышения эффективности.

В процессе внедрения индивидуальных систем EDMS стало ясно, что такие системы могут повысить эффективность работы всех отделов и направлений бизнеса организации. Таким образом, возникла необходимость в комплексных системах, которые включают в себя функциональность нескольких или всех подсистем EDMS.

В результате рынок и разработчики ПО осознали стратегический потенциал предложения интегрированного решения, включающего все компоненты EDMS, способного решить все задачи организации по управлению информацией. На рынке начался процесс формирования бизнес моделей предложения интегрированных приложений. Однако, процесс интеграции разнообразных программных продуктов в единый пакет продолжал оставаться проблематичным даже для крупных компаний.

Начиная приблизительно с 2001 года, начал активно использоваться термин Enterprise Content Management (ECM, управление корпоративным содержанием) для описания программных решений, полностью дополняющих EDMS технологии и отражающих истинную свою задачу предоставления услуг и сервисов для всего предприятия в целом. Развитие рынка программных продуктов составляющих ECM представлено на диаграмме.

Развитие рынка ECM продуктов

Источник: AIIM, 2005

В будущем, рынок услуг управление корпоративным содержанием, по мнению аналитиков, начнёт сегментироваться на основе дополнительных сервисов, требуемых конкретными организациями.

Тенденции развития рынка в России

Несмотря на то, что российский рынок начал развиваться несколько позднее зарубежного рынка систем управления документооборотом и содержанием, на нем отчетливо наблюдаются тенденции аналогичные мировым, и для настоящего времени характерно следующее:

• Российские компании начинают осознавать потребность в автоматизации не только отдельных функций, а в комплексных системах управления корпоративным содержанием.
• Разработчики систем начинают расширять функционал производимых продуктов и дифференцировать предложения для конечных пользователей.
• Разработчики решений начинают создавать интегрированные с другими корпоративными приложениями системы управления содержанием.
• Компании–участники российского рынка с целью предоставления пользователям максимально полного спектра услуг объединяют свои усилии в продвижении интегрированных решений.

Российский рынок систем электронного документооборота, по многим оценкам, пока не является насыщенным, менеджмент значительной части предприятий только начинает осознавать существенные преимущества внедрения СЭД. Системный подход к организации закладывает предпосылки рассмотрения систем управления содержанием как инструмент снижения рисков и получения конкурентных преимуществ на рынке. Постепенно приходит понимание того, что СЭД – это система, позволяющая объединить организацию в единое информационное пространство.

Основной тенденцией в области автоматизации документооборота можно назвать наращивание функционала. Системы, в свое время «выросшие» на российских бюрократических и делопроизводственных традициях, сегодня предлагают широкие возможности.

Роль ECM в отраслях

Процессы, связанные с организацией управленческого документооборота, по большому счету похожи в различных отраслях. Тем не менее, не все организации одинаковы. При кажущейся схожести задач по автоматизации документооборота, первоочередные потребности компаний различаются. Можно выделить особенности, профессиональную или отраслевую специфику, которая может быть связана в том числе и с некоторыми традициями в компании или отрасли.

Специфика компаний различных секторов экономики
с позиций управленческого документооборота

Источник: по данным компании Directum

В настоящее время на рынке СЭД госсектор занимает лидирующую позицию, — таковы результаты исследования CNews Analytics и мнение игроков отрасли. Сектора ТЭК и производство являются вторым и третьим по значимости потребителями СЭД (19% и 14% соответственно). Предприятия ИТ и Телеком, по данным исследования, составляют около 1% пользователей в общей структуре.

Елена Баканова / Cnews