Рынок СЭД в банковском секторе подтолкнула волна слияний-поглощений

В течение последнего года банки – наряду с госсектором и топливно-энергетическим комплексом – продолжали доминировать в числе основных потребителей СЭД в России. Системы электронного документооборота были одним из ИТ-приоритетов в силу своей значимости и относительно невысокой стоимости. Аналитики отмечают, что тенденции к отказу банков от ранее запланированного внедрения СЭД в 2008-2009 гг. не наблюдается.

Важность СЭД в непростой экономический период продолжает нарастать. Об этом свидетельствует активность банков в отношении внедрения новых решений, автоматизирующих документооборота либо апгрейда имеющихся систем. Эксперты убеждены, что в условиях кризиса банки стремятся выжить и успешно конкурировать не только путем урезания затрат, но и при помощи повышения эффективности внутреннего и внешнего взаимодействия. Благодаря электронному документообороту можно на порядок качественнее организовать процесс взаимоотношений как внутри банка, так и с «внешним миром» – регуляторами, клиентами, партнерами.

Непотопляемая ниша

Большинство экспертов, опрошенных CNews, убеждены, что кризис коснулся систем электронного документооборота в наименьшей степени по сравнению с другими сегментами рынка банковской информатизации, ведь в этот период банки продолжали испытывать потребность в повышении скорости принятия решений и  сокращении издержек, связанных с бумажным документооборотом. Более того, роль использования СЭД существенно возросла ввиду увеличения количества сделок слияний и поглощений банков, которыми богат был минувший год.

Заместитель директора департамента информационных технологий «Русь-Банка» Роман Агнцев отмечает, что банки, решившиеся в это время на автоматизацию документооборота, получили в период экономической нестабильности только выгоду: на волне кризиса они могут требовать от производителей снижения цен, увеличения объемов услуг и т.д. Деньги и время банки выигрывают не только за свет экономии на внедрении и поддержке, но и за счет активного использования ранее установленных СЭД. Например, в «Русь-Банке» до внедрения СЭД при проведении процедуры бумажного согласования документ согласовывался не один день. Сегодня легитимность электронного согласования в «Русь-Банке» закреплена внутренними документами, поэтому дублировать его на бумаге нет необходимости. Когда документ поступает рецензенту, тот выражает свое согласие или несогласие с ним посредством нажатия одной кнопки. Таким образом согласование осуществляется быстро, с меньшими затратами, а его результаты надежно фиксируются.

Директор по развитию бизнеса компании «Микротест» Игорь Лебедев также убежден в сегодняшней популярности направления автоматизации документооборота в банковском секторе. Что касается «кризисных» тенденций использования СЭД, то они, по его мнению, неспецифичны: российские банки отказываются от внедрения дорогих систем в пользу более доступных. «Именно поэтому все более востребованными становятся решения MS SharePoint и «Босс-Референт», - рассказал г-н Лебедев CNews. - Однако зачастую выбор СЭД определяется, в первую очередь, корпоративными стандартами банка».

«Кризис, действительно, может стимулировать проекты внедрения СЭД, поскольку их результатом является повышение эффективности и управляемости, - отметил в беседе с CNews CIO ВТБ Дмитрий Назипов. -  В числе «кризисных» изменений, характеризующих сегодня подобные проекты, можно отметить тенденцию рассматривать СЭД не только как средство автоматизации оборота организационно-распорядительной документации, но и как платформу для автоматизации отдельных бизнес-задач, таких как обработка заявок на кредиты и т.п.».

Легкие решения или многофункциональные монстры?

Считается, что рынок СЭД для банков не претерпел кардинальных изменений за последнее десятилетие: средства автоматизации вышли на новый уровень, но круг задач, под которые эти решения приобретаются остался, в основном, прежним. Впрочем, ИТ-директор «Газпромбанка» Алексей Широких убежден в том, что банки постоянно повышают требования к функционалу СЭД. Это продиктовано необходимостью поддержки новых бизнес-процессов, возникших в связи с расширением спектра банковских услуг и повышением их качества. «Возросли требования не только к функциональности, но и к производительности внедряемой системы, - рассказал он CNews. – Это обусловлено географической распределенностью филиалов банков, ростом числа пользователей СЭД, а также увеличением объемов обрабатываемых в системе документов».

По-прежнему на банковском рынке продолжаются споры о том, какие СЭД предпочтительнее использовать – многофункциональные или «заточенные» под решение отдельных актуальных задач. Однако кризисные реалии несколько сократили финансовые возможности сторонников широкомасштабной автоматизации документооборота. Г-н Назипов отмечает, что подход к выбору функциональности СЭД в значительной степени зависит от того, какие именно направления документооборота планируется автоматизировать. «Для автоматизации организационно-распорядительного документооборота, как правило, применяются стандартные многофункциональные платформы. Но для того, чтобы автоматизировать документооборот конкретных бизнес-процессов, предпочтительнее использовать специализированные решения, - считает г-н Назипов. - Попытка разработать платформу для решения сразу всех задач электронного оборота, скорее всего, приведет к созданию неповоротливого, дорогого и функционально избыточного «монстра», на базе которого одинаково плохо будут решаться все задачи».

Управляющий директор по информационным технологиям Национального банка «Траст» Алексей Катрич тоже считает более правильным решением внедрение в банках узкоспециализированных СЭД. «Нарушение данного правила влечет за собой увеличение стоимости владения, рост штата и даже – как это ни парадоксально – приводит к росту расхода бумаги, - отмечает он. – В то время как главным преимуществом узкоспециализированной СЭД является ее практическая незаменимость, простота и автоматизация только самых необходимых форм и запросов». По его мнению, обязательный для банка функционал СЭД связан с прохождением контрактов и счетов. Следующей по значимости задачей является согласование прав доступа в системы. И, наконец, третья по степени необходимости функциональная возможность СЭД – это прохождение общебанковских документов.

По мнению г-на Широких, в рамках поставленных задач банк сегодня может выбирать между вертикальным решением для автоматизации делопроизводства, которое достаточно легко внедрить, и платформенным решением, позволяющим автоматизировать ключевые бизнес-процессы банка. «В нашем банке для решения задач электронного документооборота было выбрано решение на основе платформы EMC Documentum, – отметил он. – Данная система позволит нам вначале автоматизировать делопроизводство, которое является наиболее формализованным в банке, а в дальнейшем - автоматизировать операционный документооборот».

Одной из очевидных тенденций последнего года эксперты называют выход управления документами за рамки корпоративных систем управления контентом и превращение этого процесса в полноценную бизнес-задачу. Директор департамента по работе с финансовыми институтами и государственным сектором SAP СНГ Вера Куц в беседе с CNews отметила, что этот тренд привел к росту востребованности СЭД, интегрированных в систему управления бизнес-процессами. «Преимущества такого подхода трудно переоценить с точки зрения повышения эффективности операций и прозрачности бизнеса, повышения контроля над денежными потоками, - считает она. – Например, анализ первичных документов на предмет ошибок или признаков мошенничества может быть проведен с помощью встроенной в бизнес-процессы системы бизнес-правил, позволяющих блокировать или эскалировать операцию. В этом случае может быть использована не только СЭД, но и компоненты ИТ-решения, сочетающего  возможности идентификации и измерения операционных рисков с инновационными методами превентивного воздействия на риск».

Не только кризисные проблемы

Впрочем, каким бы ни был выбор решения для обеспечения электронного документооборота, для успешной реализации такого проекта необходимо соблюсти ряд общих требований – как к приобретаемым решениям, так и к реализации проекта по их внедрению. Большая часть требований, связанных с выбором системы, остается неизменной и в «кризисные времена». Общеизвестно, что СЭД, внедряемая в банковской сети с обширной федеральной структурой, должна быть гибкой, масштабируемой, способной обеспечивать работу банка в распределенной сети, должна иметь возможность интеграции с другими ИТ- системами банка, а также поддержки использования ЭЦП  для обеспечения юридически значимого электронного документооборота.

Что касается сложностей, сопутствующих процессу внедрения СЭД в банках, то в их числе эксперты упоминают, прежде всего, «непохожесть» документооборота в различных банках. Вследствие того, что множество регулятивных и нормативных документов привязаны к системам и процессам конкретного банка, его готовую «лучшую практику» невозможно перенести в другую финансовую структуру, избежав при этом необходимости существенных доработок. Еще одна проблема автоматизации процессов документооборота в банках связана с тем, что большинство бизнес-процессов «прорастают» сразу в несколько подразделений. Зачастую эти департаменты демонстрируют разную степень готовности к автоматизации. Это препятствие может значительно увеличить время реализации проекта, вызвав тем самым недовольство заказчика.

И, наконец, традиционная проблема, на которую жалуются и поставщики СЭД, и банки-заказчики – это отсутствие давно ожидаемого рынком межведомственного документооборота. Однако в последний год наблюдаются определенные подвижки в решении этого вопроса. Поэтому есть надежда, что с введением в России межведомственного документооборота финансовые структуры наконец-то смогут решить проблему безбумажной переписки с Банком России и контрагентами. Если это произойдет - со стороны банков будет наблюдаться новый всплеск спроса на системы электронного документооборота.

10 наиболее известных CЭД-проектов в российских банках (2008-2009)

Источник: CNews Analytics, 2009