Интранет-портал как инструмент повышения эффективности работы сотрудников используется во многих компаниях. Удаленный доступ к внутренним информационным системам, оперативное получение консолидированных отчетов, обработка документов, использование корпоративных справочников и адресных книг, получение новостей – именно эти сервисы, как правило, реализуются на портале.

Преимущества использования подобного технологического решения понятны. Во-первых, сотрудники компании могут просматривать и редактировать документы, получать аналитическую информацию, контролировать выполнение заданий даже в том случае, если они находятся вне офиса: достаточно иметь подключенный к интернету ноутбук. В результате критичные для бизнеса решения принимаются без задержек.

Во-вторых, нет необходимости устанавливать тяжеловесные и дорогостоящие приложения корпоративных информационных систем на компьютерах всех сотрудников, которым они необходимы. Доступ к этим ресурсам может быть обеспечен через портал, что позволит сократить совокупную стоимость владения (ТСО) ИТ-решениями. Но есть одно существенное «но»: портал и его преимущества недоступны, если под рукой нет рабочего компьютера. Чтобы исправить ситуацию, необходимо создать дополнительную, мобильную версию интранет-портала – мобильный портал, который обеспечит доступ к корпоративным системам и информационным ресурсами с помощью  смартфона или коммуникатора.

Утверждение и согласование

Для многих компаний типична ситуация, когда выполнение какого-либо процесса останавливается из-за отсутствия или занятости руководителя, который должен принять решение и тем самым обеспечить дальнейшее продвижение дела. Это характерно, например, для таких задач, как утверждение объема финансовых расходов на командировку сотрудника, согласование оплаты счета, получение положительной резолюции руководства для отправки заказов клиенту и т.д. За счет использования мобильного портала количество подобного рода задержек сводится к минимуму.

Находясь вне офиса (на переговорах, в автомобильной пробке, в командировке и т.д.), руководитель через смартфон заходит на мобильный портал, проходит авторизацию и просматривает список задач, которые требуют его реакции. Если необходимо прочитать и согласовать какой-либо документ, он в текстовом формате или в виде отсканированной копии автоматически загрузится из корпоративной системы управления документами или контентом (DMS, ECM). Если речь идет о задании, сгенерированном системой управления бизнес-процессами (BPM или Workflow), то появится запрос на выполнение определенного действия. В результате важные для бизнеса решения принимаются именно в те сроки, в которые это необходимо сделать.

Пример приложения для просмотра и утверждения финансовых расходов на мобильном портале

Мониторинг текущих статусов и ключевых показателей деятельности

Мобильный портал позволяет оперативно получать консолидированную аналитическую информацию по различным направлениям деятельности компании. Это помогает руководителю или специалисту держать руку на пульсе и вовремя предпринимать меры для предотвращения неприятных ситуаций.

Отчетные данные, автоматически получаемые из информационных систем или сформированные сотрудниками, отображаются на экране в сжатом и удобном для восприятия формате: в виде панелей управления, специальных графиков и диаграмм. Например, для руководителя отдела продаж выводятся основные показатели по продажам на сегодняшний день, для директора по производству – сведения об объемах готовой продукции, незавершенного производства и т.д. Для финансового директора это могут быть данные о финансовом состоянии компании, объемах наличных средств в кассе и средств на расчетных счетах и т.д. При этом поддерживается возможность детализации данных до любого уровня (например, до первичной информации в учетной или управленческой системе - ERP).  Для создания более полной картины информация может быть дополнена актуальными сведениями о внешних факторах, влияющих на бизнес (котировки акций, курсы валют и другие).

Зайдя на мобильный портал, можно также оперативно отслеживать текущие статусы по ключевым показателям деятельности (KPI) и метрики, характеризующее то или иное направление бизнеса.

Пример приложений для проведения мониторинга ситуации на мобильном портале

К числу важных функций корпоративного интранет-портала относится создание общего рабочего пространства. Часто таким образом организуется совместная работа специалистов, которые находятся в различных офисах, но участвуют в реализации одного проекта. Это похоже на своего рода форум: зайдя на страницу проекта на портале, члены рабочей группы могут просматривать документы, отчитываться о проделанной работе, общаться между собой. Обратившись к аналогичной странице на мобильном портале, руководитель может быстро понять, на какой стадии находится проект, уложилась группа в отведенные сроки или нет и по какой причине выполнение поставленных заданий задерживается. И в случае необходимости предпринять меры по исправлению ситуации. Это особенно удобно, если компания обладает территориально-распределенной структурой с офисами в различных регионах и часовых поясах: в данном случае использование мобильного портала с возможностью доступа к нему в любой момент серьезно облегчает процесс коммуникаций между сотрудниками.

Работа с корпоративными информационными системами и ресурсами

Одна из ключевых особенностей  интранет-портала, которая справедлива и для его мобильной версии,  - это возможность подключить к нему внутренние информационные системы компании, что позволит сотрудникам работать с функционалом этих решений без их установки на рабочие станции.

Так, на мобильном портале может быть реализована возможность получения информации о потенциальном клиенте из CRM-системы и просмотра собранных в отделе маркетинга данных о возможных конкурентах. По дороге на встречу с клиентом менеджер по продажам может зайти на портал и освежить в памяти необходимые сведения или получить новую информацию, что позволит скорректировать детали стратегии борьбы за контракт: какие преимущества стоит особенно подчеркнуть и какие условия предложить для заключения сделки.

Кроме того, в современных мобильных устройствах поддерживается работа с текстовыми документами, электронными презентациями. За счет этого на мобильном портале сотрудник может найти и скачать нужный ему файл, а затем просмотреть или отредактировать его.  Еще одна возможность быстрого обеспечения удаленных сотрудников данными связана с выводом на мобильный портал новостей, информационных дайджестов и сводок - как получаемых по корпоративной подписке из внешних источников, так и подготовленных различными подразделениями компании.

Пример приложения для просмотра корпоративной информационной рассылки на мобильном портале

Обращение на мобильный портал поможет сэкономить время и в том случае, если требуется срочно найти информацию о коллегах, отвечающих за определенное направление или участвующих в каком-либо проекте. Для этого будет достаточно зайти на портал и получить нужные сведения из корпоративной базы знаний или системы учета персонала.

Технологии и организация мобильного портала

Очевидные преимущества использования мобильного портала подкрепляются тем фактом, что такое решение достаточно просто встраивается в существующую ИТ-инфраструктуру. Портальный сервер, который обращается к различным системам и приложениям и собирает информацию для публикации на обычном интранет-портале, размещает те же собранные сведения и на мобильном портале.

В число приложений, с которыми взаимодействует портал, можно включить:

• внутренние информационные системы компании – учетные приложения, системы для управления финансами, логистикой, производством, персоналом, взаимоотношениями с клиентами (ERP, CRM, SCM и т.д.);

• системы управления бизнес-процессами и потоком работ (BPM, Workflow);

• хранилище данных и системы для анализа информации, витрины данных (DW, BI);

• средства для обмена сообщениями и совместной работы (например, Microsoft Exchange);

• системы управления документооборотом и контентом (DMS, EMC)

Схема организации мобильного портала

Спектр информационных решений, которые могут выступать в качестве источника информации для публикации на портале, практически не ограничен. Обмен данными между ними и порталом может происходить, в частности, с использованием интеграционной шины.  

Один из ключевых моментов при создании мобильного портала связан с разработкой портлетов и их расположением на странице портала таким образом, чтобы пользователю было максимально комфортно работать с приложениями и информацией на небольшом экране смартфона или коммуникатора. Для отдельных пользователей или групп пользователей можно по разному настроить интерфейс страниц портала в зависимости от того, какие функции и задачи нужны конкретному специалисту. Необходимо также учитывать  различия в платформах, на основе которых работают мобильные устройства (Windows Mobile, iPhone OS, Symbian OS, Android и т.д.).

Тем самым в компании создается эффективная связка двух ИТ-решений – мобильного и интранет-порталов. При наличии ноутбука или компьютера сотрудники компании пользуются полнофункциональным внутренним порталом для получения информации и работы с корпоративными системами. В случае отсутствия под рукой компьютера на помощь приходит мобильный портал, доступный через смартфон или коммуникатор. В результате значительно повышается мобильность бизнеса: создается возможность быстро принимать необходимые решения, основываясь на полной и достоверной информации из различных источников. За счет повышения эффективности деятельности сотрудников открываются новые возможности для снижения издержек и получения дополнительных конкурентных преимуществ.