Обзор Рынок ИТ: итоги 2004 подготовлен	При поддержке

Пример решения: Система управления предприятием «Мотив»

Основные тенденции рынка управленческого ПО в 2004 году

К тенденциям 2004 года можно отнести повышение спроса на услуги комплексной автоматизации со стороны среднего и малого бизнеса. Проводя анализ рынка, руководители ищут нечто большее, чем классическая система электронного документооборота. Простой регистрации входящей корреспонденции в канцелярии больше не достаточно. Стремясь к оптимизации трудозатрат на выполнение рутинных бизнес-процессов, они все чаще задумываются об оперативном контроле исполнения поручений, накоплении корпоративного опыта, и об осуществлении единого подхода по отношению к клиентам.

Если раньше внедрение подобных технологий было прерогативой крупных финансово-промышленных холдингов, то сейчас все чаще компании с численностью персонала от 50 до 2000 человек задумываются об организации единого информационного пространства, способствующего прозрачности бизнес-процессов.

Основным сдерживающим фактором для них является объективно высокая стоимость внедрения системы и большие сроки окупаемости. Руководитель сталкивается с необходимостью произвести серьезные инвестиции в программное обеспечение и сетевую инфраструктуру еще на самом первом этапе проекта, не получая взамен гарантии успешности внедрения. Этому способствует ценовая политика поставщиков решений, которые вынуждают компанию заплатить 5000–20000 долларов за серверное ПО еще до начала приобретения пользовательских лицензий, а так же значительным образом модернизировать парк существующих ПК, сетевую инфраструктуру и обучить сотрудников работе в новой, непривычной для них информационной среде.

Кроме того, на пути проекта кроется множество других препятствий. Многие IT-руководители знакомы с понятием «скрытая» стоимость внедрения, но не многие реально себе представляют её объемы. Большинство разработчиков программного обеспечения для корпоративного сектора рынка умалчивают о том, что на каждый доллар стоимости лицензии приходится 10 долларов стоимости внедрения. Об этом умалчивают и менеджеры по работе с клиентами, описывая преимущества продукта. Однако факт остается фактом. Столкнувшись с ним, неподготовленный руководитель попадает в кабалу непредвиденных затрат. Оказавшись не в состоянии выделить на внедрение достаточного количества средств, он закрывает проект. Именно по этому, согласно статистике, успехом заканчивается лишь каждое шестое внедрение корпоративной информационной системы.

Заказное или коробочное ПО?

У любого предприятия есть выбор: заказать индивидуальную разработку, или приобрести коробочную версию продукта за фиксированную плату.

Крупные компании зачастую заинтересованы в приобретении уникального программного обеспечения, созданного в полном соответствии с текущими бизнес-процессами. Поэтому они выбирают первый путь, согласно которому разработчик должен построить систему на заказ, используя накопленный опыт и собственный инструментарий. Такой путь рискован и таит в себе множество трудностей. Решить поставленную задачу в одночасье не возможно и в первом и во втором случае, но нужно понимать, что проект заказной разработки потребует колоссальных усилий, временных и материальных затрат. Предстоит практически «с нуля» выстроить механизмы делопроизводства и взаимоотношений сотрудников. Даже у хорошо знакомых с деятельностью компании разработчиков такой проект займет годы.

На практике разработчики являются специалистами в своей узкой области знаний и не всегда хорошо понимают специфику деятельности организации, что приводит к дополнительным проблемам. Для внедрения заказного продукта необходима устоявшаяся корпоративная культура делопроизводства и специалисты из числа сотрудников, способные сформулировать множество обширных технических заданий. Поэтому для молодых компаний такой путь оказывается закрыт.

Однако и в крупных государственных организациях руководитель не всегда согласен на длительное внедрение с сомнительным результатом, отдачу от которого можно ожидать лишь через 7–8 лет после начала проекта. Идеология «здесь и сейчас» приводит к появлению на рынке так называемых «коробочных» продуктов, которые позволяют решать 80% поставленных задач сразу же после установки. Коробочные версии — это следующий шаг в эволюционном развитии корпоративного ПО. Они аккумулируют в себе опыт десятков заказных разработок последних лет, и помогают тиражировать самые удачные и проверенные решения.

Пример решения

Менеджмент в изначальном понимании предполагает системный подход в управлении, не важно — проектом, отделом или целой компанией. Поэтому внедренный продукт должен решать сразу несколько задач управления:

• автоматизировать рутинные бизнес-процессы;
• контролировать исполнение поставленных поручений;
• накапливать и структурировать опыт компании;
• облегчать работу с клиентами.

При этом система должна быть адаптирована к быстрой смене условий бизнеса.

После выставки информационных технологий Softool-2004 на рынке ИT-решений приобрела популярность система оперативного управления предприятием «Мотив», получившая диплом лауреата конкурса «Продукт года».

«Мотив» представляет собой систему интегрированных модулей «Контроль исполнения поручений» (Workflow), «Электронный документооборот», «Электронная библиотека», «Новостной портал». Ее основные возможности:

• создание единого информационного пространства компании;
• оперативное проектное планирование деятельности компании;
• получение регулярных отчетов о ходе выполнения проектов;
• эффективный контроль над процессом исполнения задач;
• коллективная работа над проектами и документами, в т.ч.:

• синхронизация деятельности сотрудников, находящихся в удаленных офисах или командировках;
• организация совместной работы с компаниями-партнерами;

• накопление интеллектуального опыта компании;
• поддержка иерархического и матричного принципа организации управления;
• организация комплексных мер по обеспечению информационной безопасности компании:

• разграничение прав доступа к системе;
• настройка индивидуальных полномочий;
• полноценная поддержка ЭЦП (Электронной цифровой подписи);

• мониторинг занятости персонала, в том числе:

• формирование статистики интенсивности работы и выполнения задач;
• просмотр текущих задач подчиненных сотрудников и подразделений;
• отчеты о просроченных задачах сотрудника, отдела или компании в целом;

• работа со структурированной архивной информацией.

Достоинство этой разработки состоит в упрощении самой модели ИТ-решения, которое позволило реализовать широкий функционал системы и интуитивно понятный интерфейс, а также упростить процесс внедрения программного продукта.

Опыт ОАО «Белгородэнерго»

Помощник генерального директора — начальник департамента организации управленческой деятельности Андрей Геннадиевич Карбуков отмечает, что «продуктивная работа в системе оперативного управления деятельностью компании МОТИВ в ОАО „Белгородэнерго“ начата в апреле 2003 года. В настоящее время в системе, помимо контроля за данными сотрудникам поручениями, осуществляется регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции, согласование и контроль исполнения приказов, создан модуль работы с договорами. Сделана возможность расчета премии в зависимости от уровня выполнения поставленных задач по каждому пользователю системы, что, несомненно, способствует активизации работы персонала компании. Гибкая система отчетов позволяет в любой момент времени получить информацию по исполнительской дисциплине применительно к отдельному подразделению или сотруднику компании.

Возможность передачи мгновенных уведомлений по электронной почте и на мобильный телефон (SMS) позволяет незамедлительно отреагировать на поставленную задачу. Таким образом, можно не волноваться об оперативности получения ответственным данных ему поручений. Существующая лента действий позволяет с самого начала следить за ходом исполнения поручения, тем самым не допуская промедления выполнения задачи, и корректируя, при необходимости, ее решение, находясь в любой точке земного шара с доступом в интернет. После внедрения системы работа стала более оперативной и прозрачной. Нам удалось практически на 100% избавиться от бумажного документооборота внутри компании и сконцентрировать всю исполнительскую документацию в единой базе данных».

Комментарий SAP CIS & Baltic States

А.Татаренко, начальник департамента по работе с клиентами электроэнергетики SAP CIS & Baltic States, представляет сравнительную характеристику SAP CRM и системы «Мотив».

Система «Мотив» представляет собой уникальное сочетание функциональных характеристик и потребительских качеств, делающих ее незаменимым инструментом оперативного управления компанией. Наличие такого инструмента является незаменимым подспорьем для эффективного планирования работы и контроля исполнения поручений организации любого масштаба. Интуитивно понятный интерфейс, простота «программной» идеологии, заложенной в системе разработчиками, делают ее внедрение и масштабирование малозатратными и быстро окупаемыми. Последнее особенно важно, так как позволяет сделать процесс изменения устоявшихся и, зачастую, малоэффективных регламентов управления компанией необратимым и минимально болезненным, с точки зрения изменения привычек работы рядовых исполнителей. Для менеджеров разного уровня система «Мотив» дает колоссальное высвобождение рабочего времени, позволяя сконцентрироваться не на рутине, связанной с «традиционными» методами управления и мониторинга текущего состояния дел, а на решении стратегических, действительно важных для компании задач.

С технологической точки зрения, система «Мотив» находится на стыке таких систем, как, например, CRM или Knowledge Management, не конкурируя с ними по специфике и подходам к решению целевых задач. Это уникальный продукт, предназначенный, в первую очередь, для амбициозных, быстро растущих компаний, работающих в динамичной бизнес-среде сегодняшнего дня.